Learning Objectives /Objectifs de formation
After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Explain the importance of database hygiene. /Expliquez l’importance d’une base de données propre.
- Improve your data and follow best practices. /Améliorez vos données et suivez les meilleures pratiques.
Squeaky Clean Data
No matter how prepared you are for an emergency or how fast an email can be sent, it won’t get to the end user if you have bad data about that customer. /Peu importe à quel point vous êtes préparé à une urgence ou à quelle vitesse un e-mail peut être envoyé, il ne parviendra pas à l’utilisateur final si vous avez de mauvaises données sur ce client.
According to Harvard Business Review, bad data costs US companies $3 trillion dollars in wasted time and resources to make up for or fix that data. /Selon Harvard Business Review, les mauvaises données coûtent aux entreprises américaines 3 000 milliards de dollars de temps et de ressources gaspillés pour compenser ou corriger ces données.
This is especially true in email marketing if you are paying for contacts that you can’t send to because you have bad information about them. /Cela est particulièrement vrai dans le marketing par e-mail si vous payez pour des contacts auxquels vous ne pouvez pas envoyer car vous avez de mauvaises informations à leur sujet.
Take a data assessment to check how your company is doing—or you can make the fair assumption that your data hygiene can always improve. /Faites une évaluation des données pour vérifier les performances de votre entreprise – ou vous pouvez faire l’hypothèse que votre nettoyage des données peut toujours s’améliorer.
Database of Record
So where to begin? Let’s start by talking about your database of record (DBOR) or where you store the most accurate and up-to-date information about your customers./Alors par où commencer? Commençons par parler de votre base de données d’enregistrement (DBOR) ou de l’endroit où vous stockez les informations les plus précises et les plus récentes sur vos clients.
Step one is to make sure everyone (and we mean everyone) agrees and—more importantly—uses your DBOR as their source of truth about customer information. /La première étape consiste à s’assurer que tout le monde (et nous voulons dire tout le monde) est d’accord et – plus important encore – utilise votre DBOR comme source de vérité sur les informations client.
Data will always change because life happens (customers move, change names, and so on). Bad data happens when companies make small changes in one place to get a quick fix, but they don’t take the time to update the DBOR. /Les données changeront toujours parce que la vie se produit (les clients se déplacent, changent de nom, etc.). Des données incorrectes se produisent lorsque les entreprises apportent de petites modifications au même endroit pour obtenir une solution rapide, mais elles ne prennent pas le temps de mettre à jour le DBOR.
For example, Cumulus Bank uses Sales Cloud as its DBOR. One of Cumulus’s branch managers found a typo in the data he is importing into Marketing Cloud. /Par exemple, Cumulus Bank utilise Sales Cloud comme DBOR. L’un des directeurs de succursale de Cumulus a trouvé une faute de frappe dans les données qu’il importe dans Marketing Cloud.
Instead of logging into Sales Cloud to ensure a customer’s original record is correct, the manager makes an update to his spreadsheet before uploading it into Marketing Cloud. /Au lieu de se connecter à Sales Cloud pour s’assurer que l’enregistrement d’origine d’un client est correct, le gestionnaire met à jour sa feuille de calcul avant de la télécharger dans Marketing Cloud
While it might not seem like a big deal, these little changes over time can make a big impact. /Bien que cela puisse ne pas sembler être un gros problème, ces petits changements au fil du temps peuvent avoir un impact important.
Make Data Hygiene a Priority /Faire de l’hygiène des données une priorité
It’s time to make data hygiene a priority in your day-to-day workflow. Let’s review some possible risks and solutions to improve the quality of your data. /Il est temps de faire de l’hygiène des données une priorité dans votre flux de travail quotidien. Examinons quelques risques et solutions possibles pour améliorer la qualité de vos données.
| Situation | Risk | Action Steps |
|---|---|---|
| Customer’s Info Changes | -Duplicate records in Marketing Cloud -Unable to send an email to a subscriber due to bad info | Update DBOR daily. Create an automation to update your database of record when a customer’s data changes in Marketing Cloud. Update external systems. If Marketing Cloud is the DBOR, create an automation that sends an updated file to an external FTP. This can also be done via API. |
| Modifications des informations du client | –Enregistrements en double dans Marketing Cloud –Impossible d’envoyer un e-mail à un abonné en raison d’informations incorrectes | –Mettez à jour DBOR quotidiennement. Créez une automatisation pour mettre à jour votre base de données d’enregistrement lorsque les données d’un client changent dans Marketing Cloud. –Mettre à jour les systèmes externes. Si Marketing Cloud est le DBOR, créez une automatisation qui envoie un fichier mis à jour à un FTP externe. Cela peut également être fait via l’API. |
| Inactive Subscribers | -Deliverability issues caused by email service providers (ESPs) flagging your account | –Try a reengagement campaign. It’s worth trying to get unengaged subscribers engaged with your emails. If they don’t respond, remove them from your list. –Change email frequency. Send your inactive subscribers fewer messages. –Test subject lines. Consider trying different subject lines. –Test an offer. Try sending a winback email with a great offer. |
| Abonnés inactifs | Problèmes de délivrabilité causés par les fournisseurs de services de messagerie (ESP) marquant votre compte | –Essayez une campagne de réengagement. Il vaut la peine d’essayer d’engager des abonnés non engagés avec vos e-mails. S’ils ne répondent pas, supprimez-les de votre liste. –Modifier la fréquence des e-mails. Envoyez moins de messages à vos abonnés inactifs. –Testez les lignes d’objet. Pensez à essayer différentes lignes d’objet. –Testez une offre. Essayez d’envoyer un e-mail de reconquête avec une offre exceptionnelle |
| Opted Out Subscribers | Processing times increase when the system has to review opted out email addresses before a send | Scrub lists. Remove opted out subscribers from your sending data extension. |
| Abonnés exclus | Les délais de traitement augmentent lorsque le système doit examiner les adresses e-mail désactivées avant l’envoi | Scrub listes. Supprimez les abonnés exclus de votre extension de données d’envoi |
| MC Connect Sync | Processing times increase when the system has to sync contacts that won’t be used in Marketing Cloud | –Delete contacts. Any contacts that aren’t needed in Sales Cloud should be deleted before syncing with Marketing Cloud. –Adjust sync settings. Only sync contacts or information that will be used in sends or personalization. |
| Synchronisation MC Connect | Les délais de traitement augmentent lorsque le système doit synchroniser des contacts qui ne seront pas utilisés dans Marketing Cloud | –Supprimer des contacts. Tous les contacts dont vous n’avez pas besoin dans Sales Cloud doivent être supprimés avant la synchronisation avec Marketing Cloud. –Réglez les paramètres de synchronisation. Synchronisez uniquement les contacts ou les informations qui seront utilisés dans les envois ou la personnalisation. |
All About the Data /Tout sur les données
Clean data is great. Fast processing of that data is even better. So let’s review some best practices in data storage that can help with account optimization and email processing times. /Les données propres sont excellentes. Un traitement rapide de ces données est encore mieux. Examinons donc quelques bonnes pratiques en matière de stockage de données qui peuvent vous aider à optimiser le compte et les délais de traitement des e-mails.
- Establish naming conventions and limit the number of data extensions in your account. /Établissez des conventions de dénomination et limitez le nombre d’extensions de données dans votre compte.
While there is no set limit to the number of data extensions in an account, an excessive amount can push account performance for both the UI and API activities. /Bien qu’il n’y ait pas de limite définie au nombre d’extensions de données dans un compte, une quantité excessive peut augmenter les performances du compte pour les activités de l’interface utilisateur et de l’API
Implement naming conventions to reduce unnecessary data sources and to tidy up your account. Your naming conventions can reflect how you organize your data—either by campaign, date, or whatever makes sense to your organization. Just be consistent and review these often. /Mettez en œuvre des conventions de dénomination pour réduire les sources de données inutiles et ranger votre compte. Vos conventions de dénomination peuvent refléter la façon dont vous organisez vos données, soit par campagne, par date ou par tout autre élément pertinent pour votre organisation. Soyez cohérent et revoyez-les souvent.
Suggestion: To help identify data extensions that are temporary, use a naming convention, like _DELETEME at the end of the extension name for easy cleanup. Another suggestion would be to identify data extensions that are for tests versus final, for example _QA or _FINAL. /Suggestion: pour identifier les extensions de données temporaires, utilisez une convention de dénomination, comme _DELETEME à la fin du nom de l’extension, pour un nettoyage facile. Une autre suggestion serait d’identifier les extensions de données destinées aux tests par rapport aux versions finales, par exemple _QA ou _FINAL.
- Limit the amount and content types of stored data. /Limitez la quantité et les types de contenu des données stockées.
To improve SQL performance and data processing times, limit the amount of data stored in the system. Only store data you use for campaign segmentation and personalization. /Pour améliorer les performances SQL et les temps de traitement des données, limitez la quantité de données stockées dans le système. Stockez uniquement les données que vous utilisez pour la segmentation et la personnalisation des campagnes.
And only store sensitive and identifying data (like date of birth or Social Security number) if it is essential. Just because you can import any type of data into Marketing Cloud, doesn’t mean you should. /Et ne stockez des données sensibles et identifiantes (comme la date de naissance ou le numéro de sécurité sociale) que si cela est essentiel. Tout simplement ce n’est pas parce que vous pouvez importer tout type de données dans Marketing Cloud, que vous devriez.
- Limit column length and use the correct type of data extension. /Limitez la longueur des colonnes et utilisez le type correct d’extension de données.
Data extension columns should be set based on the maximum size of data to be stored in them. And use the correct type based on the data stored—for example, use a date type versus a text type if storing a birthday. One exception: SubscriberKey is stored in the system as a text column, even if you are using a numeric value. /Les colonnes d’extension de données doivent être définies en fonction de la taille maximale des données à y stocker. Et utilisez le type correct en fonction des données stockées – par exemple, utilisez un type de date par rapport à un type de texte si vous stockez un anniversaire. Une exception: SubscriberKey est stockée dans le système sous forme de colonne de texte, même si vous utilisez une valeur numérique.
Example: When storing a two-digit state code, the column should be limited to 2 characters rather than leaving the default of 50 characters. Exemple: lors du stockage d’un code d’état à deux chiffres, la colonne doit être limitée à 2 caractères plutôt que de laisser la valeur par défaut de 50 caractères.
- Limit overall table size. /Limitez la taille globale de la table.
For peak performance, keep the total byte size of the table under 8,000 characters. Byte size is determined by the sum of all column lengths in the data extension. /Pour des performances optimales, conservez la taille totale des octets de la table sous 8 000 caractères. La taille des octets est déterminée par la somme de toutes les longueurs de colonne dans l’extension de données.
Example: So 20 columns of 100 characters is fine, while 8 columns of 1,000 characters exceed this limit. /Exemple: 20 colonnes de 100 caractères conviennent, alors que 8 colonnes de 1 000 caractères dépassent cette limite.
- Create a primary key for any data extensions that are updated or added to. /Créez une clé primaire pour toutes les extensions de données mises à jour ou ajoutées.
The primary key is used to define a unique row in this particular data extension. Primary keys are required for imports or queries that are not using the overwrite option. One exception: Do not add primary keys to triggered send data extensions because your systems may attempt to resend the same data twice during a retry. /La clé primaire est utilisée pour définir une ligne unique dans cette extension de données particulière. Les clés primaires sont requises pour les importations ou les requêtes qui n’utilisent pas l’option de remplacement. Une exception: n’ajoutez pas de clés primaires aux extensions de données d’envoi déclenchées car vos systèmes peuvent tenter de renvoyer les mêmes données deux fois pendant une nouvelle tentative.
Examples: Subscriber_Key for sendable data extensions; Product_ID for a product lookup table; ZipCode for a region lookup table based on zip codes /Exemples: Subscriber_Key pour les extensions de données envoyables; Product_ID pour une table de recherche de produits; ZipCode pour une table de recherche de région basée sur des codes postaux
- Only update with new data versus a full data refresh. /Mettre à jour uniquement de nouvelles données contre une actualisation complète des données.
To help improve data processing time and reduce file size, use the add and update data extension functions versus a data overwrite. /Pour aider à améliorer le temps de traitement des données et à réduire la taille du fichier, utilisez les fonctions d’extension de données d’ajout et de mise à jour par rapport à un remplacement de données.
Example: Cumulus Bank uploads a daily file of customer activity into Marketing Cloud. To help with processing, the company’s digital marketer requests its IT team to provide a smaller file each day that only includes the delta or changed records. /Exemple: Cumulus Bank télécharge un fichier quotidien d’activité client dans Marketing Cloud. Pour faciliter le traitement, le responsable du marketing numérique de la société demande à son équipe informatique de fournir chaque jour un fichier plus petit contenant uniquement le delta ou les enregistrements modifiés.
- Use shared data extensions across business units. /Utilisez des extensions de données partagées entre les unités commerciales.
Rather than query or create multiple copies of data that can cause inconsistencies, use shared data extensions to make data available to other business units. /Plutôt que d’interroger ou de créer plusieurs copies de données susceptibles de provoquer des incohérences, utilisez des extensions de données partagées pour mettre les données à la disposition d’autres unités commerciales.
Example: Cumulus Bank’s parent account (its corporate account) has a shared data extension for high-risk customers that is shared with all business units (bank branches). The corporate account maintains that data extension with the newest information so that bank branches have the most up-to-date information when they need it. /Exemple: le compte parent de Cumulus Bank (son compte d’entreprise) a une extension de données partagée pour les clients à haut risque qui est partagée avec toutes les unités commerciales (succursales bancaires). Le compte d’entreprise maintient cette extension de données avec les informations les plus récentes afin que les succursales bancaires disposent des informations les plus récentes lorsqu’elles en ont besoin.
Data Retention /Conservation des données
One of the easiest options for ongoing data hygiene is to create a retention plan to limit the number of data extensions in your account and the amount of data you store. /L’une des options les plus simples pour l’hygiène continue des données consiste à créer un plan de rétention pour limiter le nombre d’extensions de données dans votre compte et la quantité de données que vous stockez.
When you create a data extension in Marketing Cloud, you can choose how you want to apply data retention by selecting to delete specific data or the entire data extension. /Lorsque vous créez une extension de données dans Marketing Cloud, vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez appliquer la conservation des données en sélectionnant supprimer des données spécifiques ou l’intégralité de l’extension de données.
Follow this advice. /Suivez ces conseils.
- Allow data to expire when it is no longer needed. /Autorisez les données à expirer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
- Automatically remove data extensions that are no longer needed regularly./Supprimez automatiquement les extensions de données qui ne sont plus nécessaires régulièrement.
Note/Remarque
Learn more about managing your data in the module, Marketing Cloud Data Management. /En savoir plus sur la gestion de vos données dans le module, Marketing Cloud Data Management.
Prepped and Ready /Préparé et prêt
In addition to saving your company money, reviewing data hygiene and storage is an important aspect of emergency preparedness. It’s like checking the expiration date of the food in your emergency kit. Just remember to focus on the following key principles. /En plus d’économiser de l’argent pour votre entreprise, l’examen de l’hygiène et du stockage des données est un aspect important de la préparation aux situations d’urgence. C’est comme vérifier la date d’expiration des aliments dans votre trousse d’urgence. N’oubliez pas de vous concentrer sur les principes clés suivants.
- Evaluate your account regularly. Conduct an audit of your Marketing Cloud account and revisit it often. /Évaluez régulièrement votre compte. Effectuez un audit de votre compte Marketing Cloud et revenez-y souvent.
- Commit to data hygiene. Remove data that is incorrect, incomplete, improperly formatted, or duplicated in your company’s database of record (DBOR). /Engagez-vous à l’hygiène des données. Supprimez les données incorrectes, incomplètes, mal formatées ou dupliquées dans la base de données d’enregistrement de votre entreprise (DBOR).
- Scrub your send list. Make sure to review your subscriber list regularly and only send to engaged subscribers./Nettoyer votre liste d’envoi. Assurez-vous de revoir régulièrement votre liste d’abonnés et de ne l’envoyer qu’aux abonnés engagés.
Great job, email prepper! You have an emergency action plan and are prepared for an email emergency. Better yet, let’s hope your diligence avoids emergencies altogether! /Excellent travail, préparateur d’email! Vous avez un plan d’action d’urgence et vous êtes prêt pour une urgence par e-mail.
Mieux encore, espérons que votre diligence évite complètement les urgences!
