Learning Objectives /Objectifs de formation
After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Conduct an audit of your account. /Effectuez un audit de votre compte.
- Identify an action plan for account improvement. /Identifier un plan d’action pour l’amélioration du compte.
Picture this: It’s Friday afternoon and you’re about to head out the door, when your boss calls you into an emergency meeting. /Imaginez ceci: c’est vendredi après-midi et vous êtes sur le point de partir lorsque votre patron vous appelle à une réunion d’urgence.
Your team needs to send a time-sensitive email as soon as possible. /Votre équipe doit envoyer un e-mail dans les plus brefs délais.
Can it be done? Of course! How can you be sure? /Peut-on le faire? Bien sûr! Comment peux-tu en être sûr?
Because you’re about to become an expert email prepper and harness Marketing Cloud’s ability to send quickly. /Parce que vous êtes sur le point de devenir un expert en prévoyance d’e-mails et d’exploiter la capacité de Marketing Cloud à envoyer rapidement.
In this module, you evaluate your account to ensure your email sending procedures are optimized for peak sending performance—exactly when you need it. /Dans ce module, vous auditez votre compte pour vous assurer que vos procédures d’envoi d’e-mails sont optimisées pour des performances d’envoi optimales, exactement au moment où vous en avez besoin.
Start with an Account Assessment /Commencez par une analyse de compte
To become an email prepper with an emergency action plan, you first need to conduct an account audit and risk assessment. /Pour devenir un pré-voyeur d’e-mails avec un plan d’action d’urgence, vous devez d’abord effectuer un audit de compte et une évaluation des risques.
Audits are an important step in helping you proactively identify risks and fix issues. /Les audits sont des étapes importantes pour vous aider à identifier de manière proactive les risques et à résoudre les problèmes.
So when there is an emergency, your account is ready. A good place to start is in the Setup screen of your Marketing Cloud account. /Ainsi, en cas d’urgence, votre compte est prêt. Un bon point de départ est l’écran de configuration de votre compte Marketing Cloud.
Here you will find high-level metrics of your account, including journeys, automations, data extensions, content, and users. /Vous trouverez ici des mesures résumés de votre compte, y compris les journeys, les automatisations, les extensions de données, le contenu et les utilisateurs.
While the Setup screen provides a general overview of volume for these areas, you need to dig further into your account and evaluate these specific areas in more detail. /Alors que l’écran de configuration fournit un aperçu général du volume de ces zones, vous devez creuser un peu plus votre compte et évaluer ces zones spécifiques plus en détail.
Here are some questions to consider based on account areas like journeys, automations, content, and more. /Voici quelques questions à considérer en fonction des domaines de compte tels que les journeys, les automatisations, le contenu, etc.
| Account Area | Questions |
|---|---|
| Journeys | – How many journeys are active vs. drafts? – Are there any outdated journeys that can be archived or deleted? – Do your journeys have set goals? |
| Journeys | – Combien de journeys sont actifs par rapport aux brouillons? – Y a-t-il des journeys périmés qui peuvent être archivés ou supprimés? – Vos journeys ont-ils des objectifs fixés? |
| Automations and Integrations | – How many active automations are running? – Do you know what each automation’s purpose is? (Send email, run a report, and so on) – What automations are inactive or paused? – Are there any common errors or reoccuring query failures? – Are you using verification activities? – Any outdated automations that can be archived or deleted?– Are you using error notifications? |
| Automations et Integrations | – Combien d’automatisations actives sont en cours? – Savez-vous quel est le but de chaque automatisation? (Envoyer un e-mail, générer un rapport, etc.) – Quelles automatisations sont inactives ou suspendues? – Existe-t-il des erreurs courantes ou des échecs de requête récurrents? – Utilisez-vous des activités de vérification? – Des automatisations obsolètes qui peuvent être archivées ou supprimées? – Utilisez-vous des notifications d’erreurs? |
| Data Architecture | – Are you using Contact Builder? – Are you using a common contact key? – Are you using lists? How about data extensions? How many? – Are there any outdated data extensions that can be archived or deleted? – Are you using data retention? – What type of data are you storing in Marketing Cloud? Any sensitive data? – Are you using naming conventions for organizing? |
| Data Architecture | – Utilisez-vous Contact Builder? – Utilisez-vous une clé de contact commune? – Utilisez-vous des listes? Et les extensions de données? Combien? -Existe-t-il des extensions de données obsolètes qui peuvent être archivées ou supprimées? – Utilisez-vous la conservation des données? – Quel type de données stockez-vous dans Marketing Cloud? Des données sensibles? – Utilisez-vous des conventions de dénomination pour l’organisation? |
| Content | – What type of content blocks are you using? Templates? HTML? – Do your content blocks use a programmatic language like AMPscript or JavaScript? – Does anything seem out of place, outdated, or something you want to investigate further? – Are you using naming conventions to organize? |
| Contenu | – Quel type de blocs de contenu utilisez-vous? Modèles? HTML? — Vos blocs de contenu utilisent-ils un langage de programmation comme AMPscript ou JavaScript? – Est-ce que quelque chose vous semble hors de propos, obsolète ou que vous souhaitez approfondir? -Utilisez-vous des conventions de dénomination pour organiser? |
| Users and Setup | – How many active users are in your account? – Is there anyone you don’t recognize? – Are there any user accounts that should be disabled? – What users have API access? – How many sender profiles are set up in your account? |
| Utilisateurs et Configuration | – Combien d’utilisateurs actifs compte dans votre compte? – Y a-t-il quelqu’un que vous ne reconnaissez pas? – Y a-t-il des comptes d’utilisateurs qui devraient être désactivés? – Quels utilisateurs ont accès à l’API? – Combien de profils d’expéditeur sont configurés dans votre compte? |
After answering these questions, you have a good overview of your account’s status and structure. /Après avoir répondu à ces questions, vous avez un bon aperçu du statut et de la structure de votre compte.
And, if you are an overachiever, you might have a list of changes you want to make or issues you want to investigate. /Et, si vous êtes un excédentaire, vous pourriez avoir une liste des modifications que vous souhaitez apporter ou des problèmes que vous souhaitez étudier.
There’s just one more step to complete your account assessment. Let’s talk about automations. /Il ne vous reste qu’une étape pour terminer l’évaluation de votre compte. Parlons des automatisations.
Audit Your Automations /Auditez vos automatisations
For proper emergency preparedness, we suggest you conduct a more thorough audit of areas key to performance, like Automation Studio. /Pour une bonne préparation aux situations d’urgence, nous vous suggérons de réaliser un audit plus approfondi des domaines clés de la performance, comme Automation Studio.
No automations? No problem—feel free to skip this section. Still here? /Pas d’automatisation? Pas de problème – n’hésitez pas à sauter cette section. Toujours là?
OK, let’s start by listing out all active automations in your account and what they are doing. /OK, commençons par répertorier toutes les automatisations actives de votre compte et ce qu’elles font.
This helps you know what’s going on in your account and provides documentation for your team (so you can take a vacation and rest easy). /Cela vous aide à savoir ce qui se passe dans votre compte et fournit de la documentation à votre équipe (afin que vous puissiez prendre des vacances et vous reposer).
Here’s an example of an automation audit. /Voici un exemple d’audit d’automatisation.
| Automation Name | Automation Type | Email Information |
|---|---|---|
| Campaigns> Daily Email Send | Scheduled(9 AM ET) | DailyEmailSend_Version10 |
| Campagnes> Courriel quotidien Envoyer | Programmé (9 h HE) | DailyEmailSend_Version10 |
| Error Notifications | Team Notes | |
| Campaigns> Daily Email Send | null | -Audience is created from a query of master subscribers. -Typically 1 hour run time. –Do not update DailyEmailDE in the morning. |
| Campagnes> Courriel quotidien Envoyer | nul | -L’audience est créé à partir d’une requête des abonnés principaux. -En règle générale, 1 heure d’exécution. -Ne mettez pas à jour DailyEmailDE le matin. |
| Automation Name | Automation Type | Email Information |
| Transactional> New Account Notifications | File Drop | AccountNotification_Version3 |
| Transactionnel> Notifications de nouveau compte | Suppression de fichiers | AccountNotification_Version3 |
| Error Notifications | Team Notes | |
| Transactional> New Account Notifications | emailalias@example.com | -Data team drops a new file into the transactional folder every other day. |
| Transactionnel> Notifications de nouveau compte | emailalias@example.com | -L’équipe des données dépose un nouveau fichier dans le dossier transactionnel tous les deux jours. |
| Automation Name | Automation Type | Email Information |
| Extracts> Monthly Account PerformanceExtract | Scheduled (12 AM ET on the first day of the month) | n/a |
| Extraits> Performance du compte mensuelExtract | Programmé (00 h 00 HE le premier jour du mois) | n/a |
| Error Notifications | Team Notes | |
| Extracts> Monthly Account PerformanceExtract | null | Used for company reports. |
| Extraits> Performance du compte mensuelExtract | nul | Utilisé pour les rapports d’entreprise. |
| Automation Name | Automation Type | Email Information |
| Extracts> Data Update Extract | Scheduled (2 AM ET weekly on Sundays) | n/a |
| Extraits> Extrait de mise à jour des données | Programmé (2 h HE chaque semaine le dimanche) | n/a |
| Error Notifications | Team Notes | |
| Extracts> Data Update Extract | emailalias@example.com | -Automation completes in time for Monday morning operations. -Used to update our external data system used or company mailings. |
| Extraits> Extrait de mise à jour des données | emailalias@example.com | -L’automatisation se termine à temps pour les opérations du lundi matin. -Utilisé pour mettre à jour notre système de données externe utilisé ou les mailings de l’entreprise. |
Not only do you have an idea of what is currently going on in your account, your audit can help your team plan and schedule times for new automations. /Non seulement vous avez une idée de ce qui se passe actuellement dans votre compte, mais votre audit peut aider votre équipe à planifier et à planifier des heures pour de nouvelles automatisations.
Knowing when your account is processing the most data can help you determine when those ad-hoc, one-time-only sends will perform best, like during a period of lower activity. /Savoir quand votre compte traite le plus de données peut vous aider à déterminer quand ces envois ponctuels fonctionneront mieux, comme pendant une période d’activité réduite.
Note /Remarque
In addition to automations, an analysis of triggered sends or user profiles can be helpful for ongoing account maintenance.
En plus des automatisations, une analyse des envois déclenchés ou des profils utilisateurs peut être utile pour la maintenance continue du compte.
Account Red Flags /Compte Red Flags
Once you are familiar with all aspects of your Marketing Cloud account, start to look for red flags that can cause performance issues, like slower email sends, failures, or even system-wide issues. /Une fois que vous êtes familiarisé avec tous les aspects de votre compte Marketing Cloud, commencez à rechercher des signaux d’alerte qui peuvent entraîner des problèmes de performances, comme des envois d’e-mails plus lents, des échecs ou même des problèmes à l’échelle du système.
Here are some common red flags you might find. /Voici quelques drapeaux rouges courants que vous pourriez trouver.
- Data risks (storing personal data, user accounts that should be disabled, and so on) /Risques liés aux données (stockage de données personnelles, comptes d’utilisateurs devant être désactivés, etc.)
- Complicated email code that writes (insert/upserts) content at send time/Code e-mail compliqué qui écrit (insert / upserts) le contenu au moment de l’envoi
- Procedures that interact with external-to-SFMC resources using HTTPGet / HTTPPost /Procédures qui interagissent avec les ressources externes à SFMC à l’aide de HTTPGet / HTTPPost
- Data sources that need to be refreshed or validated before use /Sources de données qui doivent être actualisées ou validées avant utilisation
- Overall bad data or data inconsistencies /Mauvaises données ou incohérences de données
- Failing queries /Échec des requêtes
- Reoccurring errors in automation or sends /Erreurs récurrentes dans l’automatisation ou les envois
With these red flags in mind, grab paper and pen or open your favorite note-taking app. /Avec ces drapeaux rouges à l’esprit, prenez du papier et un stylo ou ouvrez votre application de prise de notes préférée.
It’s time to review the areas you audited, along with any notes you’ve collected, and assign a risk score to each area (think: high, medium, or low). /Il est temps d’examiner les domaines que vous avez audités, ainsi que toutes les notes que vous avez collectées, et d’attribuer un score de risque à chaque domaine (pensez: élevé, moyen ou faible).
Need some guidance on what a high risk or low risk might look like? /Besoin de conseils sur ce à quoi un risque élevé ou faible pourrait ressembler?
Scoring is subjective, but you can use this scorecard to guide you as you assign a score to each account area. /Le score est subjectif, mais vous pouvez utiliser ce tableau de bord pour vous guider lorsque vous attribuez un score à chaque zone de compte.
Scorecard
| Risk Rating | Description | Look For |
|---|---|---|
| High | Already is or can be a threat if not addressed. | -Personal data about customers stored in data extensions -Reoccurring errors or problematic procedures -Multiple automation failures -Old or out-of-date emails in automations -Enabled Marketing Cloud users who no longer need access |
| Haut | Existe déjà ou peut être une menace si elle n’est pas traitée | –Données personnelles sur les clients stockées dans des extensions de données –Erreurs récurrentes ou procédures problématiques –Plusieurs échecs d’automatisation –E-mails anciens ou obsolètes dans les automatisations –Utilisateurs de Marketing Cloud activés qui n’ont plus besoin d’accéder |
| Medium | Can become high risk if scale increases or if a mitigation strategy fails. | -Large number of API calls being made -Not following performance best practices -Poor deliverability and subscriber retention -Inconsistent subscriber or contact keys -Data extensions that don’t use data retention -Not using Data Designer -High subscriber volume (greater than 1 million) -Manual campaign sends versus automations |
| Moyen | Peut devenir un risque élevé si l’échelle augmente ou si une stratégie d’atténuation échoue. | –Grand nombre d’appels API en cours –Ne suit pas les meilleures pratiques de performance –Mauvaise délivrabilité et rétention des abonnés/Extensions de données qui n’utilisent pas la conservation des donnée -Contact Builder /Ne pas utiliser Data Designer / Contact Builder –Volume d’abonnés élevé (supérieur à 1 million) –Envois de campagne manuels versus automatisations |
| Low | Not an area to focus on regarding risk mitigation but maybe worth reviewing. | -Old data extensions or lists that aren’t being used -No personalization in content blocks -Email notifications not assigned in automations -Not using helpful features in your account like campaign association tagging or Einstein Engagement Scoring -No naming conventions, organization of external keys, or folder structure |
| Faible | N’est pas un domaine sur lequel se concentrer en ce qui concerne l’atténuation des risques mais peut-être mérite d’être examiné | –Anciennes extensions ou listes de données qui ne sont pas utilisées –Pas de personnalisation dans les blocs de contenu –Les notifications par e-mail ne sont pas attribuées dans les automatisations –Ne pas utiliser de fonctionnalités utiles dans votre compte comme le balisage d’association de campagne ou le score d’engagement Einstein –Aucune convention de dénomination, organisation de clés externes ou structure de dossiers |
Now that you’re ready to start scoring. Here’s an assessment template that you can use to document your findings. /Maintenant que vous êtes prêt à commencer à attribuer des scores. Voici un modèle d’évaluation que vous pouvez utiliser pour documenter vos résultats.
| Account Area | Specific Areas/Content | Quantity |
|---|---|---|
| Journeys | Active journeys | |
| Parcours clients | Parcours clients actifs | |
| Notes | Risk Assessment | |
| Automations and Integrations | Active automations (including imports, data extracts, file transfers, queries) | |
| Automatisations et intégrations | Automatisations actives (y compris les importations, les extraits de données, les transferts de fichiers, les requêtes) | |
| APIs | ||
| Triggered sends | ||
| Notes | Risk Assessment | |
| Content | Email templates | |
| HTML paste emails | ||
| AMPscript blocks | ||
| Dynamic content blocks | ||
| SMS or MobilePush | ||
| Images | ||
| Landing pages or CloudPages | ||
| Notes | Risk Assessment | |
| Data Extensions and Data Storage | Lists | |
| Data extensions | ||
| Shared data extensions | ||
| Synchronized data extensions | ||
| External integrations | ||
| Notes | Risk Assessment | |
| Users and Setup | Enabled users | |
| Reply Mail Management (RMM) | ||
| Sender profiles | ||
| Send classifications | ||
| Notes | Risk Assessment | |
Emergency Action Plan /Plan d’action d’urgence
Once you have your risk assessment completed, it’s time to create an action plan. Instead of emergency numbers and evacuation routes, your emergency action plan should identify S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time Bound) action steps to help reduce issues and risks associated with your Marketing Cloud account. /Une fois votre évaluation des risques terminée, il est temps de créer un plan d’action. Au lieu des numéros d’urgence et des itinéraires d’évacuation, votre plan d’action d’urgence devrait identifier S.M.A.R.T. (Spécifiques, mesurables, réalisables, pertinentes et limitées dans le temps) des étapes d’action pour réduire les problèmes et les risques associés à votre compte Marketing Cloud.
Note/Remarque
Learn more about creating S.M.A.R.T. goals and roadmaps in the module, Digital Marketing Roadmap Development. /En savoir plus sur la création de S.M.A.R.T. objectifs et feuilles de route dans le module, Développement de la feuille de route du marketing numérique.
Here’s a sample action plan that shows what specific steps are planned, the risk level and details, and when it needs to be completed. /Voici un exemple de plan d’action qui montre quelles étapes spécifiques sont planifiées, le niveau de risque et les détails, et quand il doit être achevé.
| Priority | Specific Area/Content | Specific Action Steps | Risk Assessment |
|---|---|---|---|
| 1 | Enabled users Utilisateurs autorisés | 1.Disable two users who have left the company. 1.Désactivez deux utilisateurs qui ont quitté l’entreprise. | High Haute |
| Reason for Risk | Due Date | ||
| 1 | Enabled users who have left the company. Utilisateurs autorisés qui ont quitté l’entreprise. | By the end of the week A la fin de la semaine | |
| 2 | Content Contenu | 1.Investigate use of JavaScript in welcome email. 2.Test updating code for better performance. 1.Enquêter sur l’utilisation de JavaScript dans l’e-mail de bienvenue. 2.Testez le code de mise à jour pour de meilleures performances. | Medium Moyen |
| Reason for Risk | Due Date | ||
| 2 | Content is causing slow performance. Le contenu ralentit les performances. | By the end of the month A la fin du mois | |
| 3 | Active automations Automatisations actives | 1.Update automations with email alias (email-issues@cumulus.com). 2.Conduct a full inventory of all active automations. 3.Investigate causes for automations that fail frequently. 1.Mettez à jour les automatisations avec l’alias de messagerie (email-issues@cumulus.com). 2.Effectuez un inventaire complet de toutes les automatisations actives. 3.Recherchez les causes des automatisations qui échouent fréquemment. | Medium Moyen |
| Reason for Risk | Due Date | ||
| 3 | -Automation Studio has a few failing automations. -Team hasn’t added notification emails. –Automation Studio a quelques échecs d’automatisation. -L’équipe n’a pas ajouté d’e-mails de notification. | By the end of the month A la fin du mois | |
| 4 | Data extensions Extension de données | 1.Complete an inventory of existing data extensions. 2.Determine an archive strategy. 3.Clean up data extensions. 1.Complétez un inventaire des extensions de données existantes. Déterminez une stratégie d’archivage. 3.Nettoyez les extensions de données. | Low Faible |
| Reason for Risk | Due Date | ||
| 4 | Old data extensions need to be deleted or archived. / Les anciennes extensions de données doivent être supprimées ou archivées. | By the end of the quarter/ À la fin du trimestre |
Once you have a plan in place, start working on those updates and revisit your list regularly. /Une fois que vous avez un plan en place, commencez à travailler sur ces mises à jour et revenez régulièrement sur votre liste.
Note/Remarque
Before you forget, set a reminder to revisit the audit on a monthly or quarterly basis to make sure on-going maintenance is a priority. /Avant d’oublier, définissez un rappel pour revoir l’audit sur une base mensuelle ou trimestrielle afin de vous assurer que la maintenance continue est une priorité.
Good start email prepper. You’ve got your plan in place, now let’s cover another key email emergency preparedness topic: Data quality and data processing. /Bon début de préparation de courrier électronique. Votre plan est en place. Passons maintenant à un autre sujet clé de la préparation aux urgences par e-mail: la qualité et le traitement des données.
