Month: December 2020

Improve Data Quality /Amélioration de la qualité des données

Resolve and Prevent Duplicate Data /Résolution et prévention des données en double

Learning Objectives /Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Explain the difference between matching rules and duplicate rules. /Expliquer la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication
• Identify features of standard matching rules. /Identifier les caractéristiques des règles de correspondance standard
• Discover options for customizing matching rules. /Découvrir des options permettant de personnaliser les règles de correspondance
• Create matching rules. /Créer des règles de correspondance

Rules Deep-Dive /Approfondissement des règles

Matching rules and duplicate rules work together to ensure that your sales teams work with data that’s free of duplicates. Before your reps save new and updated records, matching rules and duplicate rules provide warnings of potential duplicates. You manage matching rules and duplicate rules in Setup. /Les règles de correspondance et les règles de duplication fonctionnent ensemble pour garantir que vos équipes de vente travaillent avec des données exemptes de doublons. Avant que vos commerciaux n’enregistrent de nouveaux enregistrements ou des enregistrements mis à jour, les règles de correspondance et les règles de duplication alertent de la présence potentielle de doublons. Dans Configuration, vous pouvez gérer les règles de correspondance et les règles de duplication.

But what’s the difference between matching rules and duplicate rules?/Mais quelle est la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication ?

Matching Rules /Règles de correspondance

Let’s look at how matching rules work in Salesforce. /Examinons comment fonctionnent les règles de correspondance dans Salesforce.

We developed our standard matching rules to return the best possible set of match candidates for business accounts, contacts, leads, and person accounts. Here’s an example of some of the matching criteria we include for contact and lead records. /Nous avons développé nos règles de correspondance standard pour qu’elles renvoient le meilleur ensemble de correspondances possibles pour les comptes professionnels, les contacts, les pistes et les comptes personnels. Voici quelques exemples de critères de correspondance que nous avons inclus pour les enregistrements de pistes et de contacts.

We also give you other ways to identify duplicates. For example, some of your contacts include phone numbers with country codes. So you create a custom matching rule to include fuzzy matching for phone numbers. Salesforce flags contacts with matching phone numbers as duplicates, even though one includes a country code and the other doesn’t. /Nous vous offrons également d’autres moyens d’identifier les doublons. Par exemple, certains de vos contacts incluent des numéros de téléphone avec des codes de pays. Vous créez donc une règle de correspondance personnalisée pour inclure la correspondance partielle des numéros de téléphone. Salesforce signale comme doublons les contacts dont les numéros de téléphone correspondent, même si l’un contient un code de pays et pas l’autre.

Duplicate Rules /Règles de duplication

Now let’s learn more about using duplicate rules to manage records. /Penchons-nous désormais davantage sur l’utilisation de règles de duplication pour gérer les enregistrements.

After matching rules do the work of identifying potential duplicates, duplicate rules step in and determine what to do with them. As the admin, you choose whether to block your sales teams from creating duplicate records. /Une fois que les règles de correspondance ont identifié les doublons potentiels, les règles de duplication entrent en jeu pour déterminer comment les gérer. En tant qu’administrateur, vous choisissez d’empêcher ou non vos équipes de vente de créer des enregistrements en double.

Let’s say you let reps create duplicate records. You can create report types that show potential duplicate records created after your reps bypass warnings. We talk about these reports more a bit later. /Supposons que vous autorisiez les commerciaux à créer des enregistrements en double. Vous pouvez créer des types de rapport répertoriant les enregistrements en double potentiels après que vos représentants ont contourné les avertissements. Nous aborderons ces rapports un peu plus tard.

Activate a Matching Rule /Activation d’une règle de correspondance

We provide standard matching rules for you. If you established your instance of Salesforce for Winter ’15 or earlier, like Maria, you activate the standard rules you want to use. Maria, however, wants to activate standard rules for only accounts and leads. She has other plans for her contacts, which we cover after this procedure. /Nous mettons à votre disposition des règles de correspondance standard. Si comme Maria vous avez créé votre instance de Salesforce pour la version Winter ’15 ou une version antérieure, activez les règles standard que vous souhaitez utiliser. Maria souhaite toutefois n’activer les règles standard que pour les comptes et les pistes. Elle a d’autres projets pour ses contacts. Nous aborderons ce sujet juste après.

1. From Setup, Maria enters Matching Rules in the Quick Find box, then selects Matching Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
2. She clicks Activate next to the rules for accounts and leads. /Elle clique sur Activer en regard des règles pour les comptes et les pistesEasy! /Simple !

Create a Custom Matching Rule for Contacts /Création d’une règle de correspondance personnalisée pour les contacts

For contacts, Maria wants to include fuzzy matching for the Mailing Street field./Pour les contacts, Maria souhaite prendre en compte la correspondance partielle pour le champ Rue (courrier).

And instead of letting sales reps create the duplicates, she wants to block them from doing so, which we cover after this procedure. /Plutôt que d’autoriser les commerciaux à créer des doublons, elle souhaite les en empêcher. Nous aborderons ce sujet juste après.

1. From Setup, Maria enters Matching Rules in the Quick Find box, then selects Matching Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
2. She clicks New Rule. /Elle clique sur Nouvelle règle
3. Maria selects Contact. /Maria sélectionne Contact
4. She gives the rule a descriptive name, Custom Contact Matching Fuzzy Mailing Street. She also adds a description so that other admins understand its value. /Elle attribue un nom descriptif à la règle : Contact personnalisé – Correspondance partielle – Rue (courrier). Elle ajoute également une description afin que les autres administrateurs comprennent l’intérêt de la règle.
5. Maria adds the matching criteria. The option Match Blank Fields compares records with those empty fields and considers the records as duplicates. But that’s not what Maria wants. She saves her rule and activates it. /Maria ajoute les critères de correspondance. L’option Mapper les champs vides compare les enregistrements dont les champs sont vides et les considère comme des doublons. Cependant, ce n’est pas ce que Maria cherche à faire. Elle enregistre sa règle et l’active.

Block Duplicates with Fuzzy Mailing Streets /Blocage des doublons avec une correspondance partielle sur la rue

Before an active matching rule can do anything, you pair it with a duplicate rule. Maria wants to prevent sales teams from creating duplicates when the Mailing Street field includes variants, such as SW Barnes Ave and Southwest Barnes Avenue. /Pour qu’une règle de correspondance active puisse agir, vous devez l’associer à une règle de duplication. Maria souhaite empêcher les équipes de vente de créer des doublons si le champ Rue (courrier) contient des variantes d’une même adresse, telles que SW Barnes Ave et Southwest Barnes Avenue.

1. From Setup, Maria enters Duplicate Rules in the Quick Find box, then selects Duplicate Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de duplication dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de duplication.
2. She clicks New Rule and selects Contact. /Elle clique sur Nouvelle règle et sélectionne Contact.
3. Maria gives the duplicate rule a name and description. /Maria attribue un nom et une description à la règle de duplication
4. She blocks the creation of duplicates. She also blocks her teams from editing contacts that result in duplicates. /Elle empêche la création de doublons. Elle empêche également ses équipes de modifier les contacts si la modification crée un doublon.
5. She compares the new or updated contact with contacts already in Salesforce using the custom matching rule she created earlier. Then, she adds her duplicate rule. /Elle compare le nouveau contact ou le contact mis à jour avec les contacts déjà présents dans Salesforce à l’aide de la règle de correspondance personnalisée créée précédemment. Ensuite, elle ajoute sa règle de duplication.

Report on the Creation of Duplicate Accounts and Leads /Rapport sur la création de comptes et pistes en double

Maria doesn’t block reps from creating duplicates for accounts and leads. So Lincoln wants to see the quality of account and lead data and how well the duplicate rules work. To help Lincoln, Maria sets up custom report types. Lincoln can then run reports on accounts and leads that his reps create after bypassing the warnings of creating potential duplicate records. /Maria n’empêche pas les commerciaux de créer des doublons pour les comptes et les pistes. Lincoln veut donc vérifier la qualité des données des comptes et des pistes, et s’assurer du bon fonctionnement des règles de duplication. Pour aider Lincoln, Maria met en place des types de rapport personnalisés. Lincoln peut alors générer des rapports sur les comptes et sur les pistes que ses commerciaux créent après avoir contourné les avertissements de création d’enregistrements en double potentiels.

1. From Setup, Maria enters Report Types in the Quick Find box, then selects Report Types. She then clicks New Custom Report Type. /Dans Configuration, Maria saisit Types de rapport dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Types de rapport. Elle clique ensuite sur Nouveau type de rapport personnalisé.
2. She selects the primary object, Accounts. She gives the report type a name and stores it in a category. /Elle sélectionne l’objet principal, Comptes. Elle attribue un nom au type de rapport et le stocke dans une catégorie.
3. Maria selects Duplicate Record Items, so that newly created duplicate account records appear on the report. Then, she saves the report type. /Maria sélectionne Enregistrements en double, afin que les enregistrements de compte en double nouvellement créés apparaissent dans le rapport. Ensuite, elle enregistre le type de rapport.
4. From here, Maria can adjust the page layout. Then, she repeats this procedure for leads. /Maria peut alors modifier la présentation de la page. Elle répète ensuite la procédure pour les pistes.Creating an environment free of duplicates keeps your sales teams on their A game, and sales management informed on the quality of their data. /La création d’un environnement exempt de doublons permet à vos équipes de vente de donner le meilleur d’elles-mêmes et à vos responsables commerciaux de rester informés de la qualité de leurs données.

Resources /Ressources

Use these resources to learn more about matching rules and duplicate rules.

• Standard Matching Rules
• Standard Duplicate Rules
• Create or Edit Custom Matching Rules
• Matching Rule Reference
• Duplicate Rule Reference

Learning Objectives /Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Explain how duplicate data is wasteful. /Expliquer pourquoi les données en double sont sources d’inefficacité
• Explain how your company wins when you prevent duplicate data. /Expliquer ce que la prévention de la saisie de données en double apporte à votre entreprise
• Identify solutions for resolving and preventing duplicate data. /Identifier des solutions pour résoudre et prévenir les données en double

Why Duplicate Data Is a Problem /Pourquoi les données en double posent-elles problème ?

If you follow the Optimize Sales Features for Lightning Experience trail, you know the Salesforce admin, Maria Jimenez, at Ursa Major. She works hard to help her sales teams work efficiently and sell effectively. But the company’s sales manager, Lincoln, shared with Maria an ongoing problem related to the quality of data that his sales reps work with.Sometimes, his reps inadvertently call leads and contacts that other reps own. /Si vous suivez le parcours Optimisation des fonctionnalités commerciales de Lightning Experience, vous avez fait la connaissance de Maria Jimenez, administratrice Salesforce chez Ursa Major. Elle déploie beaucoup d’efforts pour aider ses équipes de vente à travailler et à vendre efficacement. Cependant, le responsable commercial de la société, Lincoln, a informé Maria d’un problème récurrent lié à la qualité des données qu’utilisent ses commerciaux. Parfois, les commerciaux appellent par inadvertance des pistes et des contacts appartenant à leurs collègues.

Duplicate records cause trouble for his teams, because his reps often don’t know that the duplicates are floating out there. That’s not good, because through social media, Lincoln learned that a few of Ursa Major’s prospects and customers gave his company negative feedback. Some of the comments say that Ursa Major: / Les enregistrements en double causent des problèmes à ses équipes, car ses commerciaux ne sont pas toujours conscients de la présence de doublons. Cela pose problème, car Lincoln a découvert sur les réseaux sociaux que quelques-uns des prospects et clients d’Ursa Major avaient publié des avis négatifs. Certains commentaires sur Ursa Major disent que :

• Wastes prospects’ and customers’ time. /Les doublons font perdre du temps à ses prospects et à ses clients.
• Has multiple reps calling the same prospects and customers, which seems overly aggressive. /Plusieurs représentants appellent les mêmes prospects et clients, ce qui est trop agressif.
• Appears disorganized. /La société renvoie une image désorganisée.

The bit about Ursa Major appearing disorganized is important. Because when customers feel that the company isn’t tracking its business, they can also worry that their own interests can suffer. The sales reps at Ursa Major have no intention of upsetting prospects and customers. But it’s easy to see how the company’s reputation is at stake. /Ce problème est préoccupant, car lorsque les clients ont l’impression que la société ne surveille pas ses activités, ils peuvent également craindre que leurs propres intérêts en pâtissent. Les commerciaux d’Ursa Major n’ont pas l’intention d’agacer les prospects et les clients. Cependant, on comprend aisément pourquoi la réputation de l’entreprise est en jeu.

Duplicate data also affects admins, including you. That’s because duplicate records cause sales teams to lose trust in their CRM system. The last thing you want is for your teams to question the validity of the data they rely on. /Les données en double causent également des problèmes aux administrateurs, vous y compris. En effet, il peut arriver que les équipes de vente ne fassent plus confiance à leur système CRM à cause des enregistrements en double. S’il y a bien une chose que vous souhaitez éviter, c’est que vos équipes remettent en question la validité des données sur lesquelles elles s’appuient.

Fortunately, Maria has ideas about how she can help improve Ursa Major’s reputation and restore sales reps’ trust in Salesforce. She explains to Lincoln that flagging records that are potential duplicates can save his reps time and prevent them from missing important sales opportunities. Reps still have access to all their prospects’ and customers’ relevant details. But because they know of a potential duplicate record, they can be confident that they’re capturing data in the correct record. /Heureusement, Maria a des idées pour aider à améliorer la réputation d’Ursa Major et rétablir la confiance des commerciaux en Salesforce. Elle explique à Lincoln que signaler les doublons potentiels dans les enregistrements peut faire gagner du temps à ses commerciaux et les empêcher de passer à côté d’importantes opportunités de vente. Les commerciaux ont toujours accès à tous les détails pertinents de leurs prospects et clients. Cependant, comme ils sont informés de l’existence d’un enregistrement en double potentiel, ils peuvent être sûrs de saisir les données dans le bon enregistrement.

Advantages of Duplicate-Free Data /Les avantages des données sans doublons

When your sales reps work with duplicate-free data, there’s no guessing about whether a colleague is already qualifying the same prospect. Also, your reps can count on having all information in one contact record, instead of hunting for more details in a duplicate record. /Lorsque les commerciaux utilisent des données sans doublons, ils ne se demandent pas si un de leurs collègues travaille sur la qualification du même prospect. De plus, les commerciaux sont assurés de trouver toutes les informations dans un seul enregistrement de contact et n’ont pas à rechercher d’autres détails dans un enregistrement dupliqué.

It’s important that your sales teams feel confident that you’re managing Salesforce and delivering features with your teams’ trust and success in mind. When your CRM system is free of duplicate data, your reps trust that the data is clean and worthwhile. /Il est important que vos équipes de vente vous fassent confiance pour gérer Salesforce et pour leur fournir des fonctionnalités qui garantissent leur confiance et leur succès. Lorsque votre système CRM ne contient aucun doublon, les commerciaux savent que les données sont propres et valables.

Tools We Give You for Duplicate Management /Outils à votre disposition pour la gestion des doublons

We’ve covered some of the problems that duplicate data creates for your company. Salesforce helps your reps handle the duplicate records—from any device. And we give you options to prevent or discourage your sales reps from creating more duplicate records with Duplicate Management. It’s available to and free of charge for Professional, Enterprise, and Unlimited editions./Nous avons abordé certains des problèmes que causent les données en double à votre entreprise. Salesforce aide vos commerciaux à gérer les enregistrements en double, depuis n’importe quel appareil. De plus, nous vous proposons des options de gestion des doublons pour empêcher ou décourager vos représentants de créer davantage d’enregistrements en double grâce à la fonctionnalité Gestion des duplications. Elle est disponible gratuitement dans les éditions Professional, Enterprise et Unlimited.

Duplicate Management helps you and your sales teams quickly and easily manage duplicates for: /La fonctionnalité Gestion des duplications vous aide, ainsi que vos équipes de vente, à gérer rapidement et facilement les doublons pour les :

• Business accounts /Comptes professionnels
• Contacts /Contacts
• Leads /Pistes
• Person accounts /Comptes personnels
• Records created from custom objects /Enregistrements créés à partir d’objets personnalisés

It’s highly configurable, and offers you far more than just exact detection and matching logic. Our standard matching detects potential duplicate records based on exact matches, such as two contacts with the same name, Margaret Chan. /Ces options sont hautement configurables et vous offrent bien plus que la détection exacte et la logique de correspondance. Notre traitement standard détecte les enregistrements en double potentiels en se basant sur des correspondances exactes, par exemple deux contacts portant le même nom, Margaret Chan.

But you can set up a rule to include fuzzy matching, which identifies potential duplicate records based on variances of certain fields. For example, you create a rule to include fuzzy matching for first names. Duplicate Management identifies the two contacts Margaret Chan and Peggy Chan as potential duplicate records. /Cependant, vous pouvez également configurer une règle pour prendre en compte la correspondance partielle, qui identifie les enregistrements en double potentiels en fonction des variantes d’une même valeur dans certains champs. Par exemple, si vous créez une règle pour prendre en compte la correspondance partielle entre les prénoms, la fonctionnalité Gestion des duplications identifie les deux contacts Margaret Chan et Peggy Chan comme des enregistrements en double potentiels.

Rules for Identifying Duplicates and How to Handle Them /Règles pour identifier et gérer les doublons

Maria plans to work closely with Lincoln to decide how they want Salesforce to identify duplicate records and whether to allow or prevent duplicates. First, she gets familiar with two things that are important for controlling duplicate records in Salesforce. /Maria prévoit de travailler en étroite collaboration avec Lincoln pour déterminer la manière dont Salesforce devra identifier les enregistrements en double et s’ils souhaitent autoriser ou interdire les doublons. Tout d’abord, elle prend connaissance des deux éléments importants pour le contrôle des enregistrements en double dans Salesforce.

You manage matching rules and duplicate rules from Setup. /Pour gérer les règles de correspondance et les règles de duplication, accédez à Configuration.

How Duplicate Management Works /Comment fonctionne la fonctionnalité Gestion des duplications ?

Let’s see what happens when one of our Ursa Major sales reps, Erin, creates a contact in Salesforce. /Voyons ce qui se produit lorsqu’une de nos commerciales d’Ursa Major, Erin, crée un contact dans Salesforce.

Erin creates the contact, and Salesforce looks for possible duplicates (1). Based on the criteria in a matching rule that Maria set up earlier, Salesforce provides a list of possible duplicates (2). /Erin crée le contact, et Salesforce recherche des doublons possibles (1). En fonction des critères d’une règle de correspondance configurée au préalable par Maria, Salesforce fournit une liste des doublons possibles (2).

The duplicate rule determines Erin’s options. The rule can block Erin from creating the record or let her create it and show an alert (3). If she does create the contact, the rule can even add the potential duplicate to a report for her manager, Lincoln, to see. /La règle de duplication détermine les options d’Erin. La règle peut empêcher Erin de créer l’enregistrement ou lui permettre de le créer tout en affichant une alerte (3). Si elle crée le contact, la règle peut même consigner le doublon potentiel dans un rapport destiné à son responsable, Lincoln, pour qu’il examine le cas.

In this case, the standard duplicate rule alerts Erin of the potential duplicate. She has the choice to go to the contact that’s already in Salesforce, or continue creating the record, even though it’s a potential duplicate. /Dans ce cas, la règle de duplication standard avertit Erin du doublon potentiel. Elle a le choix d’accéder au contact déjà présent dans Salesforce ou de continuer à créer l’enregistrement, même s’il s’agit d’un doublon potentiel.

Resources /Ressources

Use these resources to learn more about managing duplicate records.

• Manage Duplicate Records in Salesforce