Resolve and Prevent Duplicate Data /Résolution et prévention des données en double

Learning Objectives /Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Explain the difference between matching rules and duplicate rules. /Expliquer la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication
  • Identify features of standard matching rules. /Identifier les caractéristiques des règles de correspondance standard
  • Discover options for customizing matching rules. /Découvrir des options permettant de personnaliser les règles de correspondance
  • Create matching rules. /Créer des règles de correspondance

Rules Deep-Dive /Approfondissement des règles

Matching rules and duplicate rules work together to ensure that your sales teams work with data that’s free of duplicates. Before your reps save new and updated records, matching rules and duplicate rules provide warnings of potential duplicates. You manage matching rules and duplicate rules in Setup. /Les règles de correspondance et les règles de duplication fonctionnent ensemble pour garantir que vos équipes de vente travaillent avec des données exemptes de doublons. Avant que vos commerciaux n’enregistrent de nouveaux enregistrements ou des enregistrements mis à jour, les règles de correspondance et les règles de duplication alertent de la présence potentielle de doublons. Dans Configuration, vous pouvez gérer les règles de correspondance et les règles de duplication.

Manage matching rules and duplicate rules in Setup

But what’s the difference between matching rules and duplicate rules?/Mais quelle est la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication ?

Matching Rules /Règles de correspondance

Let’s look at how matching rules work in Salesforce. /Examinons comment fonctionnent les règles de correspondance dans Salesforce.

We developed our standard matching rules to return the best possible set of match candidates for business accounts, contacts, leads, and person accounts. Here’s an example of some of the matching criteria we include for contact and lead records. /Nous avons développé nos règles de correspondance standard pour qu’elles renvoient le meilleur ensemble de correspondances possibles pour les comptes professionnels, les contacts, les pistes et les comptes personnels. Voici quelques exemples de critères de correspondance que nous avons inclus pour les enregistrements de pistes et de contacts.

Contact and Lead FieldMatching AlgorithmsSpecial HandlingExample
First NameExactInitialsJaro-Winkler DistanceMetaphone 3Name VariantIf the record contains a value for both First Name and Last Name fields, those values are transposed to consider possible data entry mistakes.The first name is Luis and the last name is Antonio.The matching rule evaluates the first name as Antonio and the last name as Luis.
TitleAcronymExactKullback-Liebler DistanceConsiders acronyms and full titles.The title is VP.The matching rule considers VP and Vice President.
Mailing StreetEdit DistanceExactAddresses are broken into sections and compared with those sections. Each section has its own matching method and match score.The section scores are weighted to determine one score for the field. This process works best with North American data.Street Name (Edit Distance, 50% of field’s match score)Street Number (Exact, 20% of field’s match score)Street Suffix (Exact, 15% of field’s match score)Suite Number (Exact, 15% of field’s match score)Duplicate Management compares these two addresses.123 Market St, Ste 100123 Market Dr, Ste 300Only the street number and street name match. The field has a match score of 70 out of a possible 80. This comparison isn’t a match.

Champ de contact et de piste Algorithmes de correspondance Traitement spécial Exemple
Prénom
  • Exact
  • Initiales
  • Distance de Jaro-Winkler
  • Metaphone 3
  • Variante de nom
Si l’enregistrement contient une valeur pour les champs Prénom et Nom, ces valeurs sont transposées pour prendre en compte les erreurs de saisie possibles. Le prénom est Luis et le nom est Antonio.

La règle de correspondance évalue Antonio comme prénom et Luis comme nom.

Titre
  • Acronyme
  • Exact
  • Distance de Kullback-Liebler
Recherche les acronymes et les titres complets. Le titre est VP.

La règle de correspondance recherche VP et Vice-président.

Rue (courrier)
  • Distance d’édition
  • Exact
Les adresses sont divisées en sections et ces sections sont comparées. Chaque section a sa propre méthode de mise en correspondance et son propre score de correspondance.

Les scores des sections sont pondérés pour déterminer un score unique pour le champ. Ce processus fonctionne mieux avec des données nord-américaines.

  • Nom de la rue (Distance d’édition, 50 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de la rue (Exact, 20 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de rue (Exact, 15 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de suite (Exact, 15 % du score de correspondance du champ)
La gestion des doublons compare ces deux adresses :

  • 123 Market St, Ste 100
  • 123 Market Dr, Ste 300

Seuls le numéro de la rue et le nom de la rue correspondent. Le champ a un score de 70 sur 80. Cette comparaison n’est pas une correspondance.

We also give you other ways to identify duplicates. For example, some of your contacts include phone numbers with country codes. So you create a custom matching rule to include fuzzy matching for phone numbers. Salesforce flags contacts with matching phone numbers as duplicates, even though one includes a country code and the other doesn’t. /Nous vous offrons également d’autres moyens d’identifier les doublons. Par exemple, certains de vos contacts incluent des numéros de téléphone avec des codes de pays. Vous créez donc une règle de correspondance personnalisée pour inclure la correspondance partielle des numéros de téléphone. Salesforce signale comme doublons les contacts dont les numéros de téléphone correspondent, même si l’un contient un code de pays et pas l’autre.

Duplicate Rules /Règles de duplication

Now let’s learn more about using duplicate rules to manage records. /Penchons-nous désormais davantage sur l’utilisation de règles de duplication pour gérer les enregistrements.

After matching rules do the work of identifying potential duplicates, duplicate rules step in and determine what to do with them. As the admin, you choose whether to block your sales teams from creating duplicate records. /Une fois que les règles de correspondance ont identifié les doublons potentiels, les règles de duplication entrent en jeu pour déterminer comment les gérer. En tant qu’administrateur, vous choisissez d’empêcher ou non vos équipes de vente de créer des enregistrements en double.

Let’s say you let reps create duplicate records. You can create report types that show potential duplicate records created after your reps bypass warnings. We talk about these reports more a bit later. /Supposons que vous autorisiez les commerciaux à créer des enregistrements en double. Vous pouvez créer des types de rapport répertoriant les enregistrements en double potentiels après que vos représentants ont contourné les avertissements. Nous aborderons ces rapports un peu plus tard.

Activate a Matching Rule /Activation d’une règle de correspondance

We provide standard matching rules for you. If you established your instance of Salesforce for Winter ’15 or earlier, like Maria, you activate the standard rules you want to use. Maria, however, wants to activate standard rules for only accounts and leads. She has other plans for her contacts, which we cover after this procedure. /Nous mettons à votre disposition des règles de correspondance standard. Si comme Maria vous avez créé votre instance de Salesforce pour la version Winter ’15 ou une version antérieure, activez les règles standard que vous souhaitez utiliser. Maria souhaite toutefois n’activer les règles standard que pour les comptes et les pistes. Elle a d’autres projets pour ses contacts. Nous aborderons ce sujet juste après.

  1. From Setup, Maria enters Matching Rules in the Quick Find box, then selects Matching Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
  2. She clicks Activate next to the rules for accounts and leads. /Elle clique sur Activer en regard des règles pour les comptes et les pistesSelect Activate for accounts and leadsEasy! /Simple !

Create a Custom Matching Rule for Contacts /Création d’une règle de correspondance personnalisée pour les contacts

For contacts, Maria wants to include fuzzy matching for the Mailing Street field./Pour les contacts, Maria souhaite prendre en compte la correspondance partielle pour le champ Rue (courrier).

And instead of letting sales reps create the duplicates, she wants to block them from doing so, which we cover after this procedure. /Plutôt que d’autoriser les commerciaux à créer des doublons, elle souhaite les en empêcher. Nous aborderons ce sujet juste après.

  1. From Setup, Maria enters Matching Rules in the Quick Find box, then selects Matching Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
  2. She clicks New Rule. /Elle clique sur Nouvelle règleCreate a new rule
  3. Maria selects Contact. /Maria sélectionne ContactSelect Contact for the object
  4. She gives the rule a descriptive name, Custom Contact Matching Fuzzy Mailing Street. She also adds a description so that other admins understand its value. /Elle attribue un nom descriptif à la règle : Contact personnalisé – Correspondance partielle – Rue (courrier). Elle ajoute également une description afin que les autres administrateurs comprennent l’intérêt de la règle.Name the new matching rule
  5. Maria adds the matching criteria. The option Match Blank Fields compares records with those empty fields and considers the records as duplicates. But that’s not what Maria wants. She saves her rule and activates it. /Maria ajoute les critères de correspondance. L’option Mapper les champs vides compare les enregistrements dont les champs sont vides et les considère comme des doublons. Cependant, ce n’est pas ce que Maria cherche à faire. Elle enregistre sa règle et l’active.Active the new matching rule

Block Duplicates with Fuzzy Mailing Streets /Blocage des doublons avec une correspondance partielle sur la rue

Before an active matching rule can do anything, you pair it with a duplicate rule. Maria wants to prevent sales teams from creating duplicates when the Mailing Street field includes variants, such as SW Barnes Ave and Southwest Barnes Avenue. /Pour qu’une règle de correspondance active puisse agir, vous devez l’associer à une règle de duplication. Maria souhaite empêcher les équipes de vente de créer des doublons si le champ Rue (courrier) contient des variantes d’une même adresse, telles que SW Barnes Ave et Southwest Barnes Avenue.

  1. From Setup, Maria enters Duplicate Rules in the Quick Find box, then selects Duplicate Rules. /Dans Configuration, Maria saisit Règles de duplication dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de duplication.
  2. She clicks New Rule and selects Contact. /Elle clique sur Nouvelle règle et sélectionne Contact.New duplicate rule for contacts
  3. Maria gives the duplicate rule a name and description. /Maria attribue un nom et une description à la règle de duplicationNew duplicate rule name and description
  4. She blocks the creation of duplicates. She also blocks her teams from editing contacts that result in duplicates. /Elle empêche la création de doublons. Elle empêche également ses équipes de modifier les contacts si la modification crée un doublon.Block duplicates on create and edit
  5. She compares the new or updated contact with contacts already in Salesforce using the custom matching rule she created earlier. Then, she adds her duplicate rule. /Elle compare le nouveau contact ou le contact mis à jour avec les contacts déjà présents dans Salesforce à l’aide de la règle de correspondance personnalisée créée précédemment. Ensuite, elle ajoute sa règle de duplication.Compare new and updated contacts with ones in Salesforce

Report on the Creation of Duplicate Accounts and Leads /Rapport sur la création de comptes et pistes en double

Maria doesn’t block reps from creating duplicates for accounts and leads. So Lincoln wants to see the quality of account and lead data and how well the duplicate rules work. To help Lincoln, Maria sets up custom report types. Lincoln can then run reports on accounts and leads that his reps create after bypassing the warnings of creating potential duplicate records. /Maria n’empêche pas les commerciaux de créer des doublons pour les comptes et les pistes. Lincoln veut donc vérifier la qualité des données des comptes et des pistes, et s’assurer du bon fonctionnement des règles de duplication. Pour aider Lincoln, Maria met en place des types de rapport personnalisés. Lincoln peut alors générer des rapports sur les comptes et sur les pistes que ses commerciaux créent après avoir contourné les avertissements de création d’enregistrements en double potentiels.

  1. From Setup, Maria enters Report Types in the Quick Find box, then selects Report Types. She then clicks New Custom Report Type. /Dans Configuration, Maria saisit Types de rapport dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Types de rapport. Elle clique ensuite sur Nouveau type de rapport personnalisé.
  2. She selects the primary object, Accounts. She gives the report type a name and stores it in a category. /Elle sélectionne l’objet principal, Comptes. Elle attribue un nom au type de rapport et le stocke dans une catégorie.Primary object is Accounts
  3. Maria selects Duplicate Record Items, so that newly created duplicate account records appear on the report. Then, she saves the report type. /Maria sélectionne Enregistrements en double, afin que les enregistrements de compte en double nouvellement créés apparaissent dans le rapport. Ensuite, elle enregistre le type de rapport.Select Duplicate Record Items as the related object
  4. From here, Maria can adjust the page layout. Then, she repeats this procedure for leads. /Maria peut alors modifier la présentation de la page. Elle répète ensuite la procédure pour les pistes.Adjust page layout as necessaryCreating an environment free of duplicates keeps your sales teams on their A game, and sales management informed on the quality of their data. /La création d’un environnement exempt de doublons permet à vos équipes de vente de donner le meilleur d’elles-mêmes et à vos responsables commerciaux de rester informés de la qualité de leurs données.

Resources /Ressources

Use these resources to learn more about matching rules and duplicate rules.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *