Organize Your Data /Organiser vos données

Learning Objectives/Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Describe the difference between a list and a data extension. /Expliquer la différence entre une liste et une extension de données
• Describe the use cases for lists and data extensions. /Décrire les cas d’utilisation des listes et des extensions de données
• Explain how Marketing Cloud manages external data and data relationships./Expliquer comment Marketing Cloud gère les données externes et les relations de données

Let’s Get Organized /Tout repose sur l’organisation

Organizing and managing your data is key to segmenting effectively. Marketing Cloud organizes data in two ways: lists and data extensions. /Une organisation et une gestion adéquate de vos données est la clé d’une segmentation efficace. Marketing Cloud peut organiser les données de deux manières, à l’aide de listes et d’extensions de données.

• A list is a collection of subscribers who receive your communications. Lists have attributes, such as name, address, interest and birthday, that contain information about subscribers. One thing to note about lists is that attribute-related information cannot exist alone without a subscriber. You can create as many lists as you need to segment your subscribers and target your email communications. /Une liste représente un ensemble d’abonnés qui reçoivent vos communications. Les listes ont des attributs contenant des informations sur les abonnés, tels que leur nom, leur adresse, leurs centres d’intérêt et leur date de naissance. Un élément important à noter concernant les listes est que les informations relatives aux attributs ne peuvent exister sans être rattachées à un abonné. Vous pouvez créer autant de listes que nécessaire pour segmenter vos abonnés et cibler vos communications par e-mail.
• A data extension is a table within the application database that contains your data. You can use a data extension to store not only sendable subscriber data—just like with a list—but also relational data, such as purchases, inventory, and rewards program data. /Une extension de données est un tableau dans la base de données de l’application dans lequel figurent vos données. Vous pouvez utiliser une extension de données pour stocker non seulement les données des abonnés pouvant être envoyées (comme dans une liste), mais également des données relationnelles, telles que l’historique des achats, l’état des stocks et les informations relatives au programme de fidélité.

How you organize your data influences the tools you use to segment it. When it comes to choosing a data model, in general, we recommend the following. /La façon dont vous organisez vos données a des répercussions sur la manière dont fonctionnent les outils que vous utilisez pour les segmenter. Pour choisir le modèle de données correspondant à vos besoins, suivez ces recommandations :

Use lists when: /Utilisez des listes lorsque :

• Your lists contain 500,000 subscribers or fewer—even over the long term /Il est prévu que vos listes contiennent moins de 500 000 abonnés, même à long terme
• You prefer simplicity over performance /Vous préférez la simplicité à la performance
• You do not require fast import speed /Vous n’avez pas besoin de pouvoir importer des données rapidement
• You plan to use a limited number of subscriber attributes /Vous prévoyez d’utiliser un nombre limité d’attributs d’abonné

Use data extensions when: /Utilisez des extensions de données lorsque :

• Your lists contain more than 500,000 subscribers /Vos listes contiennent plus de 500 000 abonnés
• You support multiple subscriber data sets, with separate values /Vous utilisez plusieurs ensembles de données d’abonné présentant des valeurs distinctes
• You send global messages /Vous envoyez des messages globaux
• You require fast import speeds /Vous avez besoin de pouvoir importer des données rapidement
• You implement triggered sends /Vous mettez en place des envois déclenchés
• You use the SOAP or REST APIs /Vous utilisez les API SOAP ou REST
• You prefer a flexible subscription model /Vous préférez que votre modèle d’abonnement soit flexible
• You want to leverage relational data, such as purchase history or location references /Vous souhaitez exploiter des données relationnelles telles des historiques d’achats ou des références de localisation

Creating an Import Activity /Création d’une activité d’importation

What if you have data flowing in from elsewhere? No problem! You can set up a simple import activity in Automation Studio to bring data from outside of Marketing Cloud—for example, CRM or point-of-sale data—into your lists or data extensions. /Comment procéder si certaines de vos données proviennent d’une source externe ? Ce n’est pas un problème ! Automation Studio vous permet de configurer une activité d’importation simple afin que vous puissiez importer des données ne provenant pas de Marketing Cloud (telles que celles issues des systèmes CRM ou des points de vente) dans vos listes ou extensions de données.

Paulo is the marketing specialist at Northern Trail Outfitters. He’s been sending his weekly promotional email for several weeks, and he’s seen great success—a lot of opens, a lot of clicks, and a lot of purchases. The only problem is that he has to manually update his MasterSubscriber data extension with data from other systems./Paulo est expert marketing chez Northern Trail Outfitters. Cela fait plusieurs semaines qu’il envoie des e-mails promotionnels hebdomadaires, et le succès est au rendez-vous : il a constaté un nombre important d’ouvertures, de clics et d’achats. Son seul problème est qu’il est obligé de mettre à jour manuellement son extension de données AbonnéPrincipal lorsque ses données proviennent d’autres systèmes.

Manual work for something that can easily be automated is a bad use of his limited time, he decides. He plans to set up an import activity and automation to update his MasterSubscriber data extension daily. Let’s first take a look at how to set up an import activity. /Il estime que faire manuellement quelque chose qui peut facilement être automatisé, c’est employer à mauvais escient le peu de temps dont il dispose déjà. Il décide donc de mettre en place une activité d’importation et une automatisation qui mettra à jour quotidiennement son extension de données AbonnéPrincipal. Pour ce faire, voyons d’abord comment configurer une activité d’importation.

Note /Remarque

If you’re following along in your own instance of Marketing Cloud, you see your assets and data. In this module, we’re illustrating what you can do with Marketing Cloud by showing you the steps that Brandon takes and the data he sees. The data in your own org is different, of course. /Si vous suivez ces instructions dans votre propre instance Marketing Cloud, vous verrez s’afficher les ressources et les données de votre organisation. Dans ce module, nous illustrons ce que vous pouvez faire avec Marketing Cloud en vous montrant les étapes suivies et les données vues par Paulo. Les données de votre propre organisation sont, bien entendu, différentes.

1. Hover over the Salesforce blue cloud to display the main Marketing Cloud navigation bar. /Passez la souris sur le nuage bleu Salesforce pour afficher la barre de navigation principale de Marketing Cloud.
2. Hover over Journey Builder. /Passez votre souris sur Journey Builder.
3. Select Automation Studio. /Sélectionnez Automation Studio.
4. Click Activities. /Cliquez sur Activités.
5. Click Create Activity. /Cliquez sur Créer une activité.
6. Select Import File. /Sélectionnez Importation d’un fichier.
7. Click Next. /Cliquez sur Suivant.
8. Configure the import activity properties. /Configurez les propriétés de l’activité d’importation
   • Name: Enter a name. /Nom : Saisissez un nom.
   • Description: Enter a description. /Description : Saisissez une description.
   • External Key: Enter a key or leave this blank. /Clé externe : saisissez une clé ou laissez ce champ vide.
   • Check Send notification email to checkbox. /Cochez la case Envoyer un e-mail de notification à.
   • Email: Enter the email address where you would like the notification to be sent. /E-mail : saisissez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que la notification soit envoyée.
   • Click Next. /Cliquez sur Suivant.
9. Configure the file import. /Configurez l’importation de fichier.
   • Select the file location. /Sélectionnez l’emplacement du fichier.
     • Set up FTPs in Admin under Data Management. /Configurez les différents FTP dans Administration, sous Gestion des données.
   • Enter the file naming pattern. /Définissez un modèle de dénomination de fichier
     • This allows any associated automation to run when a file whose name matches the pattern is dropped into an Enhanced FTP folder. /Cela permet à toute automatisation associée de s’exécuter lorsqu’un fichier dont le nom correspond au modèle est déposé dans un dossier FTP optimisé
   • Click Next. /Cliquez sur Suivant
10. Configure the destination. /Configurez la destination.
    • Select MasterSubscriber. /Sélectionnez AbonnéPrincipal.
    • Click Next. /Cliquez sur Suivant.
11. Configure the mapping. /Configurez les mises en correspondance
    • Select the appropriate data action: Add Only, Update Only, Add and Update, or Overwrite. /Sélectionnez l’action de données appropriée : Ajouter seulement, Mettre à jour seulement, Ajouter et mettre à jour ou Remplacer.
    • Select how you want to map columns between the source and the destination: Header, Ordinally, or Manually. /Sélectionnez le mode de mise en correspondance des colonnes entre la source et la destination : En-tête, Ordinale ou Manuelle.
    • Click Next. /Cliquez sur Suivant
12. Review the import activity details. /Vérifiez les détails de l’activité d’importation.
13. Click Finish. /Cliquez sur Terminer.

Now that Brandon has his import activity, he can automate it to run daily. He decides to hold off on this for now, since he can actually include the import activity in with the automation that segments his subscribers. /Maintenant que Paulo dispose de son activité d’importation, il peut l’automatiser pour qu’elle s’exécute de manière quotidienne. Toutefois, il décide pour le moment de s’en abstenir, car il peut l’intégrer dans l’automatisation qui segmente ses abonnés.

Scrub Your Data /Nettoyage de vos données

A final note on organization. Make sure your data is clean, clear, and easy to find. To do this, frequently remove data that is incorrect, incomplete, improperly formatted, or duplicated. Implement naming conventions for lists, data extensions, folders, and content to provide structure and consistency across your account or business unit. For example, your naming conventions can reflect how you organize your data—either by campaign, publication type, frequency, or some combination thereof. /Une dernière remarque sur l’organisation : assurez-vous que vos données sont propres, claires et facilement accessibles. Pour ce faire, supprimez fréquemment les données incorrectes, incomplètes, mal formatées ou dupliquées. Mettez en place des conventions de nommage relatives aux listes, aux extensions de données, aux dossiers et au contenu afin que votre unité commerciale ou votre compte soit structuré et cohérent. Vos conventions de nommage peuvent, par exemple, refléter la manière dont vous organisez vos données : vous pouvez ainsi définir un nommage par campagne, par type de publication, par fréquence ou encore en combinant plusieurs de ces aspects.

Now you know what segmentation is, why it’s important to your business, how to get your data organized, and how to set up a data import activity. Let’s move on to segmentation tools. /Vous savez maintenant ce qu’est la segmentation et pourquoi elle est importante pour votre entreprise. Vous avez également appris à organiser vos données et à configurer une activité d’importation de données. Intéressons-nous maintenant aux pages d’application.

Resources /Ressources

• Getting Started with Email Studio
• Import File Activity 
• Enhanced FTP Guide
• Lists vs. Data Extensions
• Email Segmentation Best Practices
• Automation and Journey Builder