Manage Contact Data / Gestion des données de contact

Learning Objectives / Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: / Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Recognize data retention settings options. / Identifier les options des paramètres de rétention des données
  • Assess the implications of deleting a contact. / Évaluer les implications de la suppression d’un contact

Data Retention / Rétention de données

Marketing Cloud is able to handle large amounts of data, but everything runs more efficiently when you configure appropriate retention limits on data extensions. / Bien que Marketing Cloud soit capable de gérer de grandes quantités de données, son exécution est plus efficace lorsque vous configurez des limites de rétention adéquates pour les extensions de données.

With retention settings, you can select who can see what actions are available, set the sharing window, and select which business units have access to shared data extensions./ Les paramètres de rétention vous permettent de sélectionner qui peut voir les différentes actions disponibles, de définir la fenêtre de partage et de sélectionner quelles unités commerciales ont accès aux extensions de données partagées.

Consider how long you need to keep your data and configure the retention policy settings when creating the data extension. / Vous pouvez configurer les paramètres de politique de rétention lors de la création de l’extension de données.

You can apply a data retention policy to a data extension with less than 100 million records from Contact Builder, but it’s best to plan ahead./ Vous pouvez également appliquer une politique de rétention des données à une extension de données de Contact Builder ayant moins de 100 millions d’enregistrements.

Data Retention Options / Options de rétention des données

When you configure your data retention settings, it’s important to think about both the data and the use case for that data. / Il est important de penser aussi bien aux données qu’à leur cas d’utilisation lorsque vous configurez vos paramètres de rétention des données.

Marketing Cloud is not designed to be a universal storage vehicle for all of your customer information, so you should be strategic in how you set up your data models. / Marketing Cloud n’ayant pas vocation à être un moyen de stockage universel pour toutes les informations sur vos clients, vous devez configurer vos modèles de données de manière stratégique.

For example, if the data needs to be continually refreshed and an external system has more up-to-date information, you should set up your data model to re-import data before each send instead of preserving historical records in Marketing Cloud. / Par exemple, si les données doivent être actualisées en permanence et qu’un système externe dispose d’informations plus récentes, vous devez configurer votre modèle de données afin qu’il réimporte les données avant chaque envoi au lieu de conserver les historiques d’enregistrements dans Marketing Cloud.

Data that passes the retention limits will be permanently deleted, keeping the record counts in line with your ongoing personalization and segmentation needs. / Les données qui dépassent les limites de rétention seront définitivement supprimées. Le nombre d’enregistrements correspondra ainsi à vos besoins actuels de personnalisation et de segmentation.

By default, the data extension retention policy deletes unused data extensions after 6 months. / Par défaut, la politique de rétention des extensions de données supprime les extensions de données inutilisées  après 6 mois.

The deletion process runs nightly. You cannot remove the configured data retention settings on a data extension once you configure them. /Le processus de suppression s’exécute chaque nuit. Vous ne pouvez pas supprimer les paramètres de rétention des données d’une extension de données une fois que vous les avez configurés.

Let’s look at the retention settings that are available for your data. /Examinons les paramètres de rétention disponibles pour vos données.

Note / Remarque

Select On under Retention Setting to ensure that the application deletes all records in the data extension at the same time. /Sélectionnez Activé sous Paramètres de rétention pour vous assurer que l’application supprime simultanément tous les enregistrements de l’extension de données.

Delete Options: / Options de suppression :

  • Individual Records. When this option is selected, the data extension is retained, but the individual records inside the data extension are deleted. / Enregistrements individuels. Lorsque cette option est sélectionnée, l’extension de données est conservée, mais les enregistrements individuels au sein de cette dernière sont supprimés.                                                                                                               
  • All Records. When this option is selected, the data extension is retained, but all records inside the data extension are deleted. / Tous les enregistrements. Lorsque cette option est sélectionnée, l’extension de données est conservée, mais tous les enregistrements qu’elle contient sont supprimés.                                                      
  • All Records and Data Extensions. When this option is selected, the entire data extension and the records inside the data extension are deleted. / Tous les enregistrements et extensions de données. Lorsque cette option est sélectionnée, l’intégralité de l’extension de données et des enregistrements qu’elle contient sont supprimés.

Period Options: / Options de période :

  • After. Enter the number of days after the data extension was created to wait before deleting. / Après. Saisissez le nombre de jours après lequel l’extension de données doit être supprimée une fois celle-ci créée.                                                           
  • Reset period on import. To extend the retention date following a new import. / Réinitialiser la période à l’importation. Cette option permet de prolonger la date de rétention après une nouvelle importation.                                         
  • On. Select a specific date to delete. / Le. Indiquez une date spécifique à laquelle procéder à la suppression.

Using data retention settings in combination with the proper import action (add, update, overwrite, etc.) helps ensure your marketing automations remain useful and up-to-date. /L’utilisation des paramètres de rétention des données combinée à l’action d’importation appropriée (ajouter, mettre à jour, remplacer, etc.) permet de garantir l’utilité et la pertinence de vos automatisations marketing.

Contact Delete Process / Processus de suppression des contacts

When possible, do not delete contacts. When you delete a contact, you are losing all of the contact’s tracking data and everything about the contact. / Si possible, ne supprimez pas de contacts. Cela vous ferait perdre l’ensemble de leurs données de suivi et toute information les concernant.

If you want to remove unengaged subscribers, unsubscribe the contacts from individual channels rather than deleting them. If you want to remove unengaged subscribers, consider moving them to a different journey or data extension. / Si vous souhaitez retirer des abonnés non engagés, il est préférable de désabonner les contacts de chaque canal plutôt que de les supprimer.

You can also use Einstein Engagement Scoring to promote better engagement. / Vous pouvez également utiliser Einstein Engagement Scoring pour promouvoir un meilleur engagement.

You can manually delete individual contacts and you can delete lists of contacts, but the Contact Delete feature must be enabled. / Vous pouvez supprimer manuellement chaque contact ainsi que des listes de contacts en activant la fonction de suppression des contacts.

We recommend that you keep a log of the contacts deleted to prevent reintroduction.  / Nous vous recommandons de tenir un journal des contacts supprimés pour éviter toute réintroduction.

Also, be sure to back up the contact’s preferences so if you ever re-import the contact, you know the channels the contact subscribed and unsubscribed to, which is important for CAN-SPAM compliance. / Assurez-vous également de sauvegarder les préférences du contact. Ainsi, si vous réimportez le contact, vous connaîtrez les canaux auxquels il s’était abonné et désabonné, ce qui est important pour garantir la conformité à la réglementation CAN-SPAM.

You can delete contacts related to Email Studio from your Marketing Cloud account, but this deletion does not totally remove the contact’s information from Marketing Cloud. / Vous pouvez supprimer des contacts liés à Email Studio depuis votre compte Marketing Cloud, mais cela ne supprime pas entièrement de Marketing Cloud les informations de ces contacts.

Salesforce needs to retain this information to ensure that the contact’s email address does not receive messages from which they unsubscribed. / Salesforce doit conserver ces informations pour s’assurer qu’aucun message non sollicité n’est envoyé à l’adresse e-mail du contact.

There is a 14-day default period, which is customizable, where Contact Builder suppresses contact information from showing in channel applications. You can change the suppression if you need to get people out faster.  / Par défaut, Contact Builder supprime l’affichage des informations des contacts dans les applications des canaux au bout d’une période de 14 jours, qui est personnalisable. Vous pouvez la raccourcir si vous devez retirer des contacts plus rapidement.

It will only delete subscribers from sendable data extensions, so if you have subscriber data on non-sendable data extensions, you’re going to have to find the contact and delete it. / Seuls les abonnés des extensions de données expédiables seront supprimés. Si des données d’abonné se trouvent au sein d’extensions de données non expédiables, il est nécessaire de trouver le contact et de le supprimer.

Options to Delete a Contact : / Options de suppression d’un contact :

  • Contact Deletion using API / Suppression de contacts à l’aide de l’API

You can delete contacts using Contact ID or Contact Key or List. Refer to the documentation on the REST APIs using the links provided. / Vous pouvez supprimer des contacts à l’aide de l’ID de contact, de la clé de contact ou d’une liste. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les API REST en cliquant sur les liens fournis.

  • Contact Deletion in UI / Suppression de contacts dans l’interface utilisateur

Select a contact from All Contacts and click Delete. / Sélectionnez un contact dans Tous les contacts et cliquez sur Supprimer.

Contacts have to be set up on a sendable data extension or in a mobile list in order to delete them. / Les contacts doivent être configurés sur une extension de données expédiable ou dans une liste mobile pour pouvoir être supprimés.

You select one of those sources to delete and everyone on the list will be deleted and all the associated contact data will be removed. / En choisissant de supprimer l’une de ces sources, tous les membres de la liste ainsi que les données de contact associées seront supprimés.

Order of Operations When Deleting / Ordre des opérations lors de la suppression

When you delete contacts, the contacts are moved from the suppression state to the deletion phase. / Lorsque vous supprimez des contacts, ces derniers sont d’abord retirés avant d’être entièrement supprimés.

This creates a hard deletion of the contact from the account and from all sendable data extensions. / Cette deuxième phase supprime définitivement le contact au sein du compte et de toutes les extensions de données expédiables.

This cannot be reversed. Cette action ne peut pas être annulée.

While the contacts are suppressed, you cannot see specific information about the contacts, you cannot send to them, and you cannot import them. / Pendant l’étape de retrait, vous ne pouvez pas consulter d’informations spécifiques sur les contacts, ni les contacter ou les importer.

The contacts are removed from queries and are finally deleted./ Les contacts sont retirés des requêtes, puis supprimés.

You have to remove subscriber data from non-sendable data extensions on your own./ Vous devez retirer vous-même les données d’abonné des extensions de données non expédiables.

Once the deletion is completed, you can add the contacts back through data sources. / Une fois la suppression terminée, vous pourrez à nouveau ajouter les contacts via des sources de données.

If it’s a user lead or if a contact is injected into a journey, the contact is also added to the All Contacts section. / S’il s’agit de pistes utilisateur ou de contacts injectés dans un parcours, ceux-ci sont également ajoutés à la section Tous les contacts.

Sendlog Implications / Conséquences de l’utilisation de Sendlog

The sendlog keeps aggregate tracking data. / Sendlog conserve les données de suivi agrégées.

Let’s say you sent to 10 people, then deleted one./ Supposons que vous ayez envoyé du contenu à 10 personnes, puis supprimé l’une d’entre elles.

Although there is no way to see that you sent to the particular person that was deleted, you’ll still see that you sent to 10 people. / Bien qu’il n’y ait plus aucune trace de l’envoi destiné à la personne supprimée, vous pourrez toujours voir que vous avez envoyé du contenu à 10 personnes.

So you will still see the aggregate data, but you cannot see the data of the contact you deleted. /Ainsi, vous verrez toujours les données agrégées, mais pas les données relatives au contact que vous avez supprimé.

Best Practices / Bonnes pratiques

  • Configure retention settings when creating your data extensions. / Configurez les paramètres de rétention lorsque vous créez vos extensions de données.                                                                                                                                              
  • Don’t store all your contact information directly in Marketing Cloud. / Ne stockez pas toutes vos informations de contact directement dans Marketing Cloud.                                                                                                                                                  
  • Keep a log of deleted contacts to prevent reintroduction. / Tenez un journal des contacts supprimés pour éviter toute réintroduction.

Next, we’ll look at how Contact Builder can bring in other data from other Salesforce platforms, such as Sales Cloud and Service Cloud. / Dans l’unité suivante, nous verrons comment Contact Builder peut importer des données d’autres plates-formes Salesforce, telles que Sales Cloud et Service Cloud.

Resources / Ressources

Trailhead

Data Protection and Privacy

Contact Delete Best Practices

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