Get Started with Accounts and Contacts /Premiers pas avec les comptes et les contacts

Learning Objectives/Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Describe what business accounts and contacts are, and explain how they’re related. /Décrire les comptes et les contacts professionnels, et comment ils sont associés
• Describe what a person account is. /Décrire un compte personnel
• Add a new business account and associated contact. /Ajouter un nouveau compte professionnel et un contact associé

What are Accounts and Contacts?/Que sont les comptes et les contacts ?

Great businesses are built on great customer relationships. Building those relationships takes time and care, and it also requires information. You need to know who your customers are, where to find them, how to contact them, and how you can make them happy. /Les meilleures entreprises sont celles qui entretiennent d’excellentes relations avec leur clientèle. L’instauration de telles relations demande du temps et de l’attention, et nécessite également des informations. Vous devez savoir qui sont vos clients, où les trouver, comment les contacter et comment leur apporter satisfaction.

In Salesforce, you store information about your customers using accounts and contacts. Accounts are companies that you’re doing business with, and contacts are the people who work for them. /Dans Salesforce, vous stockez des informations sur vos clients en utilisant des comptes et des contacts. Les comptes sont les sociétés avec lesquelles vous êtes en affaire, et les contacts sont des personnes qui travaillent pour ces sociétés.

Accounts and contacts are related to many other standard objects, which makes them some of the most important objects in Salesforce. Understanding how to use accounts and contacts is key to getting the most out of Salesforce./Les comptes et les contacts sont associés à de nombreux autres objets standard : ils font donc partie des objets les plus importants de Salesforce. Pour tirer le meilleur parti de Salesforce, il est essentiel de comprendre comment utiliser les comptes et les contacts.

If you’re doing business with a single person, like a solo contractor or an individual consumer, you use a special account type called a person account. Person accounts are similar to business accounts, but because they’re meant to record information about an individual person, person accounts don’t have their own contacts. /Si vous êtes en contact avec une seule personne, par exemple un sous-traitant indépendant ou un consommateur, utilisez un type de compte spécial appelé compte personnel. Les comptes personnels sont semblables aux comptes professionnels, mais, comme ils sont destinés à contenir des informations sur une seule personne, ils n’ont pas leurs propres contacts.

For the purposes of this module, we’ll assume you’re selling to businesses only, and your accounts are all business accounts. But almost everything you learn here can be applied to both types of accounts. /Dans ce module, nous supposons que vous vendez à des entreprises uniquement, et que tous vos comptes sont des comptes professionnels. Mais presque tout ce que vous apprenez ici peut être appliqué aux deux types de comptes

Business Accounts /Comptes professionnels

Imagine you’re a sales rep for Cloud Kicks, a company that specializes in high-end custom sneakers. You’re on your way to a meeting with a customer, Get Cloudy Consulting. You think the Get Cloudy team will love the latest Cloud Kicks sneakers design. You want to brush up on their needs and buying history, and you want to wow them by knowing who’s who at Get Cloudy. You can find the information you need in Salesforce. /Imaginez que vous soyez commercial chez Cloud Kicks, société spécialisée dans les chaussures de sport haut de gamme. Vous avez rendez-vous avec un client, Get Cloudy Consulting. Vous pensez que l’équipe de Get Cloudy va adorer les dernières baskets Cloud Kicks. Vous souhaitez vous rappeler leurs besoins spécifiques et l’historique de leurs achats, ainsi que les impressionner en connaissant déjà les personnes clés de leur entreprise. Vous pouvez trouver les informations dont vous avez besoin dans Salesforce.

In Salesforce, the companies that you’ve sold to are business accounts. /Dans Salesforce, les sociétés auxquelles vous avez déjà vendu sont des comptes professionnels.

Note /Remarque

We’ll refer to business accounts as just accounts from now on, unless we want to distinguish a feature available only to certain types of accounts. /À partir de maintenant, nous utiliserons le terme « comptes » pour désigner les « comptes professionnels », sauf si nous avons besoin de désigner spécifiquement une fonction disponible uniquement pour certains types de comptes.

To follow along, create a Get Cloudy account in your Trailhead Playground. You don’t have to follow along to complete the challenge, but the more times you practice, the easier it’ll be to complete these tasks during your regular work. /Pour continuer, créez un compte Get Cloudy dans Trailhead Playground. Vous n’êtes pas obligé(e) de réaliser ces actions pour terminer le défi, mais plus vous vous entraînerez, plus il vous sera facile d’accomplir ces tâches dans le cadre de votre travail quotidien.

Let’s make an account. /Créons un compte.

1. Scroll to the bottom of this page, and click Launch your hands-on org. This action opens your Trailhead Playground in a new tab. /Faites défiler la page jusqu’en bas et cliquez sur Lancer votre organisation d’exercice. Votre Trailhead Playground s’ouvre alors dans un nouvel onglet.
2. After you’ve logged in, click the Accounts tab (1). If you don’t see the Accounts tab, select Sales from the app picker (2). /Une fois connecté(e), cliquez sur l’onglet Comptes (1). Si l’onglet Comptes n’est pas affiché, sélectionnez Ventes dans le sélecteur d’application (2)
3. Click New. /Cliquez sur Nouveau
4. Add these account details. (If necessary, scroll to see some of these fields.)/Ajoutez les détails suivants au compte. (Si nécessaire, faites défiler la page pour voir certains de ces champs.)
   • Account Name: Get Cloudy /Nom du compte : Get Cloudy
   • Phone: 775-555-5309 /Téléphone : 775-555-5309
   • Account Number: 117 /Numéro du compte : 117
   • Account Site: Single Location /Site du compte : Emplacement unique
   • Type: Customer - Direct /Type : Client - Direct
   • Industry: Consulting /Secteur d’activité : Consulting
   • Billing City: Reno /Facturation – Ville : Reno
   • Billing State/Province: NV /Facturation – Région/Province : NV
5. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.

When you open the account record, you see the information collected on the company as a list of records related to it, such as people who work there, deals in progress, service requests, information about previous meetings or calls, and uploaded documents. Prepare for your meeting by reviewing these details. /Lorsque vous ouvrez le compte enregistré, les informations recueillies sur la société s’affichent sous la forme d’une liste d’enregistrements associés, tels que les personnes qui y travaillent, les transactions en cours, les requêtes de service, les informations à propos de réunions ou d’appels précédents, ainsi que les documents téléchargés. Préparez votre réunion en consultant ces données.

For example, you might discover that Get Cloudy filed a service case about two months ago. /Par exemple, vous pouvez voir que Get Cloudy a déposé une demande de service il y a environ deux mois.

If you’re on the road without your computer, you can view most of the same account information using the Salesforce mobile app. In the Salesforce mobile app, tap Accounts, search for Get Cloudy, and tap Get Cloudy. /Si vous êtes en déplacement sans votre ordinateur, vous pouvez afficher la plupart de ces informations sur le compte en utilisant l’application mobile Salesforce. Dans l’application mobile Salesforce, appuyez sur Comptes, recherchez Get Cloudy, puis choisissez Get Cloudy.

Business Contacts /Contacts professionnels

One of the most important things you need to know about a company is who works there and how to reach them. In Salesforce, the people who work at your accounts are called contacts. /Les noms des personnes qui travaillent dans une société et leurs coordonnées font partie des informations les plus importantes pour vous. Dans Salesforce, les personnes qui travaillent chez vos comptes sont appelées des contacts.

Your contacts at Get Cloudy Consulting are Alan Johnson and Leung Chan. In Salesforce, you have a contact record for Alan, listing his employer (account), email address, and phone number. You have a second contact record for Leung, listing her employer (account), email address, and phone number. /Vos contacts chez Get Cloudy Consulting sont Alan Johnson et Leung Chan. Salesforce contient un enregistrement de contact pour Alan, qui indique son employeur (compte), son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Un deuxième enregistrement de contact concerne Leung et indique aussi son employeur (compte), son adresse e-mail et son numéro de téléphone.

To follow along, create contacts for Alan and Leung in your Trailhead Playground. You should still have the Get Cloudy account open in your Trailhead Playground, but if not, click the Accounts tab, then click Get Cloudy. /Pour poursuivre, créez les contacts pour Alan et Leung dans Trailhead Playground. Le compte Get Cloudy doit encore être ouvert dans Trailhead Playground, mais si ce n’est pas le cas, cliquez sur l’onglet Comptes, puis sur Get Cloudy.

1. Scroll down to Contacts, and click New. /Faites défiler jusqu’à Contacts et cliquez sur Nouveau.
2. Add a contact record for Alan Johnson. /Ajoutez un enregistrement de contact pour Alan Johnson.
   • First name: Alan /Prénom : Alan
   • Last name: Johnson /Nom : Johnson
   • Title: Sales Manager/Titre : Directeur commercial
   • Email: alan@gogetcloudy.com/E-mail : alan@gogetcloudy.com
3. Click Save & New. /Cliquez sur Enregistrer et nouveau.
4. Add a contact record for Leung Chen.
   1. First name: Leung/Prénom : Leung
   2. Last name: Chen /Nom de famille : Chen
   3. Title: Marketing Manager/Titre : Responsable marketing
   4. Email: leung@gogetcloudy.com/E-mail : leung@gogetcloudy.com
5. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.

Now that Alan and Leung have records in Salesforce, you’d find them by clicking the Contacts tab and locating them in the Recent Contacts list. And because both Alan and Leung are contacts for the account Get Cloudy, you’d find them both listed below that account’s record details. Click Leung or Alan’s name to view the full contact record. /Maintenant que les enregistrements pour Alan et Leung ont été créés dans Salesforce, vous pouvez les retrouver en cliquant sur l’onglet Contacts et en les localisant dans la liste des contacts récents. Et comme Alan et Leung sont tous deux des contacts pour le compte Get Cloudy, vous les retrouverez dans les détails de l’enregistrement de ce compte. Cliquez sur le nom de Leung ou d’Alan pour afficher l’enregistrement complet du contact.

Like an account record, a contact record can have its own related lists of information, such as cases that each contact has filed, meetings you’ve had, or logs of calls to that contact. /Tout comme un enregistrement de compte, un enregistrement de contact peut comporter ses propres listes d’informations associées, telles que les requêtes que chaque contact a déposées, vos réunions avec ce contact ou des journaux d’appels à ce contact.

Track Your Customer Interactions /Suivi des interactions avec les clients

Salesforce records are only as useful as the information you store in them. It’s great to store contact information, phone numbers, and names. It’s even better to keep a running record of your interactions so that you know exactly when you last worked with a customer, what you talked about, and what you have scheduled. /L’utilité de vos enregistrements Salesforce dépend des informations que vous y consignez. Vous enregistrez des coordonnées, des numéros de téléphone et des noms ? Très bien ! Mais vous pouvez aller encore plus loin en consignant vos interactions client afin de savoir exactement quand vous avez travaillé pour la dernière fois avec un client, ce dont vous avez parlé et ce que vous avez prévu.

The related information listed for each contact ensures you and your coworkers are all up to date on the latest with that account. You just got off the phone with Leung—keep your record accurate by logging the call. /Les informations connexes répertoriées pour chaque contact garantissent que vous et vos collègues êtes toutes et tous au courant des derniers échanges qui ont eu lieu avec ce compte. Vous venez tout juste de raccrocher avec Leung. Tenez vos enregistrements à jour et indiquez que vous venez de passer cet appel.

1. View Leung Chan’s contact record. /Affichez l’enregistrement de contact de Leung Chan.
2. Locate the Activity History related list. (You may need to scroll down.)/Recherchez la liste associée Historique des activités. (Vous devrez peut-être faire défiler la page vers le bas.)
3. Click Log a Call. /Cliquez sur Consigner un appel.
4. Log the details of your call. (You’re the only one who knows what you just talked about, so only you can know what to enter here!)/Consignez les détails de votre appel. (Vous êtes le ou la seul(e) à savoir ce dont vous venez de parler, alors vous seul(e) savez ce que vous devez saisir dans ce champ !)
5. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.

Get to Know Your Accounts and Contacts Better /Mieux connaître vos comptes et vos contacts

Before you head to your meeting, you might take a few minutes to find out the latest news about your account or the people who work there. You could do this by opening up a web browser and running multiple searches to find out what’s going on with Get Cloudy, or the technology industry, or by reviewing social network profiles for Alan and Leung, if you can find them. Your search might even show you what they’ve been doing on Twitter lately. /Avant de vous rendre à votre réunion, n’hésitez pas à prendre quelques minutes pour consulter les dernières actualités sur votre compte ou sur les personnes qui y travaillent. Vous pouvez ouvrir un navigateur Web et effectuer plusieurs recherches sur Get Cloudy et son secteur d’activité pour vous tenir au courant des actualités, ou consulter les profils d’Alan et de Leung sur les réseaux sociaux, si vous les trouvez. Vos recherches pourraient même vous révéler leurs dernières activités sur Twitter.

News /Actualités

The News feature is just what it sounds like—news from US news sources, in English, available right in Salesforce. The news you see in Salesforce is customized depending on where you access it. If you view News on an account’s detail page, articles are based on the account, its executives, and industry. For contacts, news is selected based on the account the contact relates to. /La fonction Actualités porte bien son nom : elle rassemble des informations provenant de médias américains en anglais qui sont disponibles directement dans Salesforce. Les informations que vous voyez dans Salesforce sont personnalisées en fonction de l’endroit depuis lequel vous y accédez. Si vous affichez les actualités sur la page de détails d’un compte, les articles sont liés au compte, à ses dirigeants et au secteur d’activité de l’entreprise. Si vous affichez les actualités sur la page d’un contact, les actualités sont sélectionnées selon le compte auquel le contact se rapporte.

Before you can view News, your admin must enable it for your organization. /Pour que vous puissiez afficher les actualités, votre administrateur doit les activer pour votre organisation.

Social Accounts, Contacts, and Leads /Social Accounts, Contacts, and Leads

If your org is using the News feature and the Social Accounts, Contacts, and Leads feature, you can see what your accounts, contacts, and leads are posting on Twitter. /Si votre organisation utilise les fonctionnalités Actualités et Comptes, contacts et pistes sociaux, vous pouvez voir ce que vos comptes, contacts et pistes publient sur Twitter.

To see or follow a Twitter account from within Salesforce, you must have an account on Twitter, and you have to link the account or contact record to a Twitter profile. /Pour voir ou suivre un compte Twitter depuis Salesforce, vous devez disposer d’un compte sur Twitter. Vous devez ensuite lier l’enregistrement du compte ou du contact à un profil Twitter.

You can’t see anything about an account or contact that wouldn’t normally be available to you when you’re logged in to the social network. But you can see that information at a glance and you can use the Twitter profile image as the profile image for an account, contact, or lead in Salesforce. /Vous pouvez voir uniquement les informations sur un compte ou sur un contact auxquelles vous pourriez accéder en étant vous-même connecté directement au réseau social. Néanmoins, vous pouvez afficher ces informations d’un seul coup d’œil et vous pouvez utiliser l’image du profil Twitter en tant qu’image de profil pour un compte, un contact ou une piste dans Salesforce.

Before you can use the Social Accounts, Contacts, and Leads feature, your admin must enable it for your organization and you have to configure your personal settings. /Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité Comptes, contacts et piste sociaux, votre administrateur doit l’activer pour votre organisation et vous devez configurer vos paramètres personnels.

Best Practices for Managing Accounts and Contacts /Meilleures pratiques de gestion des comptes et des contacts

Know your company’s naming conventions for accounts. Using established naming conventions helps everyone in the company. Names not only help you find companies in your records, but they can be used to denote relationships between accounts and help you decide if a company or individual already exists in your records. For example, if you work with multiple franchises, you might need to use names that make sense in a hierarchy but also help you differentiate between two stores with the same name in a similar geographic area. 

Appliquez les règles de dénomination des comptes au sein de votre entreprise.

L’utilisation de conventions de nommage établies aide tous les membres de l’entreprise. Les noms vous aident non seulement à retrouver des sociétés dans vos systèmes, mais ils peuvent également être utilisés pour indiquer des relations entre des comptes et vous aider à déterminer si une entreprise ou une personne existe déjà au sein de vos enregistrements. Par exemple, si vous travaillez avec de multiples franchises, les noms doivent avoir un sens dans une hiérarchie, tout en vous permettant de distinguer deux magasins portant le même nom dans une zone géographique similaire.

Always associate contacts with an account. Contacts without accounts—private contacts—are like a forgotten boat adrift at sea. They’re hidden from all users except you and your system administrators, which makes them easy to forget, hard to find, and useless to colleagues. 

Associez toujours des contacts à un compte.

Les contacts sans comptes (contacts privés) ressemblent à des bateaux à la dérive, perdus en mer. Ils sont masqués pour tous les utilisateurs, à l’exception de vous et des administrateurs système ; ils sont donc faciles à oublier, difficiles à retrouver et inutilisables par des collègues.

Don’t let inactive accounts and contacts get lost in the shuffle. Keep an eye out (or create a report to find) accounts and contacts without activities listed within the last 30, 60, or 90 days. Depending on your business, these inactive customers may be ripe for a new product, or it may be time to exclude them from list views, reports, and campaigns so you can focus on active customers. 

Ne négligez pas les comptes et contacts inactifs.

Surveillez les comptes et les contacts pour lesquels aucune activité n’a été répertoriée au cours des 30, 60 ou 90 derniers jours, ou bien créez un rapport qui les recherchera. Selon votre entreprise, ces clients inactifs peuvent être prêts à acheter un nouveau produit ou bien il peut être temps de les exclure des vues de liste, des rapports et des campagnes pour vous concentrer sur les clients actifs.

Maintain active ownership. It’s hard to actively manage an account if it’s assigned to someone who isn’t using Salesforce. If you run across an account or contact that’s owned by someone who moved to a different position or left your company, help find the account and its contacts a new owner. 

Veillez à ce que les propriétaires des comptes soient actifs.

Il est difficile de gérer un compte activement s’il est attribué à quelqu’un qui n’utilise pas Salesforce. Si vous trouvez un compte ou un contact appartenant à une personne ayant changé de poste ou quitté votre entreprise, attribuez un nouveau propriétaire à ce compte et ses contacts.

Keep your records updated. Whenever you locate new information about an account, contact, or lead, enter it into Salesforce. Your Salesforce data is only as good as you make it.

Tenez vos enregistrements à jour.

Chaque fois que vous trouvez de nouvelles informations sur un compte, un contact ou une piste, entrez-les dans Salesforce. La qualité de vos données Salesforce ne tient qu’à vous.

Resources /Ressources

• Accounts and Contacts Management—Sales Cloud Demo (Video)
• Manage Accounts and Contacts (Salesforce help)