Empower Your Users with Quick Actions /Actions rapides pour vos utilisateurs

Learning Objectives /Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to:/Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Describe how actions help your users. /Expliquer comment les actions aident vos utilisateurs
• Describe the difference between object-specific and global actions. /Présenter la différence entre actions spécifiques à l’objet et actions globales
• Create an action and add it to a page layout. /Créer une action et l’ajouter à une présentation de page

Quick Actions /Actions rapides

You know the saying that you should judge someone only by their actions? That’s true in Salesforce, and your users will judge you favorably when you give them access to awesome customized actions. /Vous connaissez le dicton : il faut juger les individus d’après leurs actes. Il se vérifie dans Salesforce, vos utilisateurs vous jugeront positivement si vous leur accordez l’accès à des actions personnalisées extraordinaires.

Actions let your users quickly do tasks, such as create records, log calls, send emails, and more. With custom actions, you can make your users’ navigation and workflow as smooth as possible by giving them quick access to information that’s most important. /Les actions permettent à vos utilisateurs d’effectuer rapidement des tâches telles que créer des enregistrements, consigner des appels, envoyer des e-mails, et plus encore. Grâce aux actions personnalisées, vous pouvez simplifier la navigation et le flux de travail de vos utilisateurs en leur offrant un accès rapide aux informations les plus importantes.

Note /Conseil

When thinking about what actions you might want to create, ask your users what they really wish they could do. For example, you might create an Emergency Order action for your food service company that allows delivery drivers to immediately order extra or missing food items. Creating actions that your users need can drive adoption in your organization and make you a hero to your users! /Lorsque vous réfléchissez aux actions que vous envisagez de créer, demandez aux utilisateurs ce qu’ils souhaitent vraiment faire. Par exemple, vous pouvez créer une action Commande d’urgence pour votre société de restauration qui permet de passer immédiatement des commandes pour les aliments manquants ou supplémentaires. La création d’actions dont vos utilisateurs ont besoin peut favoriser l’adoption au sein de votre organisation et être très appréciée par vos utilisateurs !

In previous units, we glossed over the actions sections of the object page layout. This unit is where we explore those areas of the page layout and give you a taste of how actions can enhance your users’ Salesforce experience. /Dans les unités précédentes, nous avons esquivé les sections d’actions de la présentation de page d’objet. Dans cette unité, nous explorons ces zones de la page de présentation et nous montrons comment les actions peuvent optimiser l’expérience Salesforce de vos utilisateurs.

Quick actions come in two different flavors: /Il existe deux types d’action rapide :

Object-specific actions Object-specific actions have automatic relationships to other records and let users quickly create or update records, log calls, send emails, and more, in the context of a particular object. For example, you add an object-specific action on the Account object that creates contacts. If a user creates a contact with that action on the detail page for the Acme account, that new contact is associated with Acme. Object-specific actions live on the page layout for the object. /Actions spécifiques à un objet Les actions spécifiques à un objet ont des relations automatiques aux autres enregistrements et permettent aux utilisateurs de créer ou de mettre à jour rapidement des enregistrements, de consigner des appels, d’envoyer des e-mails, etc., dans le contexte d’un objet donné. Par exemple, vous ajoutez une action spécifique à un objet dans l’objet Compte qui crée des contacts. Si un utilisateur crée un contact avec cette action dans la page de détail du compte Acme, ce nouveau contact est associé à Acme. Les actions spécifiques à un objet se trouvent dans la présentation de page de l’objet.

There are several types of object-specific actions. /Il existe plusieurs types d’action spécifique à un objet.

• Create actions create records that are automatically associated with related records. /Les actions de création spécifiques à un objet créent des enregistrements qui sont automatiquement liés à des enregistrements associés.
• Update a Record actions make it easy for users to edit records. You can define the fields that are available for update. /Les actions de mise à jour d’un enregistrement spécifiques à un objet facilitent la modification des enregistrements pour les utilisateurs. Vous pouvez définir les champs qui peuvent être mis à jour.
• Log a Call actions let users enter notes about calls, meetings, or other interactions that are related to a specific record. /Les actions Consigner un appel spécifiques à un objet permettent aux utilisateurs de prendre des notes sur des appels, des réunions ou d’autres interactions associées à un enregistrement spécifique.
• Custom actions invoke Lightning components, flows, Visualforce pages, or canvas apps that let users interact with or create records that have a relationship to an object record. If you’re new to Visualforce, don’t worry. You can learn all about it in another module. For now, remember that Visualforce pages allow you to do really cool customizations in your actions. /Les actions personnalisées spécifiques à un objet invoquent des composants Lightning, des flux, des pages Visualforce ou des applications de zone de dessin qui permettent aux utilisateurs d’interagir avec ou de créer des enregistrements ayant une relation avec un enregistrement d’objet. Si vous découvrez Visualforce, ne vous inquiétez pas. Nous présentons Visualforce dans un autre module. Pour le moment, retenez que les pages Visualforce permettent de personnaliser vos actions de façon innovante.
• Send Email actions, available only on cases, give users access to a simplified version of the Case Feed Email action in the Salesforce mobile app. You can use the case-specific Send Email action in Salesforce Classic, Lightning Experience, and the Salesforce mobile app. /Les actions Envoyer un e-mail spécifiques à un objet, disponibles uniquement dans les requêtes, permettent aux utilisateurs d’accéder à une version simplifiée de l’action E-mail de Fil de requête dans l’application mobile Salesforce. Vous pouvez utiliser l’action Envoyer un e-mail spécifique aux requêtes dans Salesforce Classic, Lightning Experience, et l’application mobile Salesforce.

Global actions You create global actions in a different place in Setup than you create object-specific actions. They’re called global actions because they can be put anywhere actions are supported. Use global actions to let users log call details, create or update records, or send email, all without leaving the page they’re on. /Actions globales Dans Configuration, l’emplacement de création d’actions globales est différent de celui relatif aux actions spécifiques à un objet. Elles s’intitulent actions globales, car elles peuvent être positionnées partout où les actions sont prises en charge. Utilisez les actions globales pour permettre aux utilisateurs de consigner les détails d’un appel, de créer ou mettre à jour des enregistrements, ou d’envoyer un e-mail, le tout sans quitter la page où ils se trouvent.

Global actions live on a special layout of their own, known as the global publisher layout. It isn’t associated with an object, and it populates the global actions menu in Lightning Experience. Users can access the global actions menu by clicking  in the Salesforce header. /Les actions globales résident dans une présentation spéciale appelée présentation d’éditeur globale. Elle n’est associée à aucun objet et contrôle le menu d’actions globales de Lightning Experience. Les utilisateurs peuvent accéder au menu d’actions globales en cliquant sur dans l’en-tête de Salesforce.

If an object page layout isn’t customized with actions, then the actions on those object record pages are inherited from the global publisher layout. /Si une présentation de page de l’objet n’est pas personnalisée avec des actions, les actions de ces pages d’enregistrement d’objet sont héritées de la présentation d’éditeur globale.

There are more types of actions than just these two, but some of them aren’t customizable. We’re going to explore only object-specific and global actions in this unit. /Les actions ne se limitent pas à ces deux types, mais certain types ne sont pas personnalisables. Dans cette unité, nous allons nous contenter d’explorer les actions spécifiques à un objet et globales.

Note/Remarque

You might see actions referred to as “quick actions” in Salesforce. It’s true, they’re quick and your users will love them. The quick part is just a category and means that the action is either object-specific or global and not some other kind of Salesforce action. /Les actions seront parfois décrites comme des « actions rapides » dans Salesforce. C’est le cas, elles sont rapides et vos utilisateurs vont les adorer. La notion de rapidité renvoie à une catégorie et signifie que l’action est spécifique à un objet ou globale, pas un autre type d’action Salesforce.

Create an Object-Specific Action /Création d’une action spécifique à un objet

Maria wants to give her users an easy way to create energy audit records. She’s going to create an object-specific action that lets her users create energy audits right from account records. Because it’s an object-specific action, the new audit records will be directly tied to the accounts they’re created from. /Maria souhaite permettre à ses utilisateurs de créer aisément des enregistrements d’audit énergétique. Elle va créer une action spécifique à un objet permettant aux utilisateurs de créer des audits énergétiques directement depuis les enregistrements de compte. Comme il s’agit d’une action spécifique à un objet, les nouveaux enregistrements d’audit seront directement associés aux comptes à partir desquels ils sont créés.

There are already some actions in the highlights panel on energy audit records. Those are default actions, inherited from the default global publisher layout. Maria’s going to create her new object-specific action, add it to the Account page layout, and then customize the actions that users see on account records./Le panneau de présentation des enregistrements d’audit énergétique contient déjà quelques actions. Elles correspondent aux actions par défaut, héritées de la présentation d’éditeur globale par défaut. Maria va créer son action spécifique à un objet, l’ajouter à la présentation de page Compte, puis personnaliser les actions que les utilisateurs affichent dans les enregistrements de compte.

1. From Setup, click Object Manager, then click Account. /Dans Configuration, cliquez sur Gestionnaire d’objet, puis sur Compte.
2. Click Buttons, Links, and Actions, then click New Action. /Cliquez sur Boutons, liens et actions, puis sur Nouvelle action.
3. Maria wants this action to create audit records, so select the Create a Record action type. /Maria souhaite que cette action crée des enregistrements d’audit. Par conséquent, sélectionnez le type d’action Créer un enregistrement.
4. Select Energy Audit as the target object. /Sélectionnez l’objet cible Audit énergétique.
   This is the type of record that the action creates. /Il correspond au type d’enregistrement que l’action crée.
5. Call the action New Energy Audit. /Nommez l’action Nouvel audit énergétique.
   This is the text users see for the action. /Ce nom correspond au texte que les utilisateurs affichent pour l’action.
6. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.

After you create the action, you can customize its layout using the action layout editor. It’s like the page layout editor but for actions. With the action layout editor, you can customize the fields the users must populate to complete the action. /Après avoir créé l’action, vous pouvez personnaliser sa présentation dans l’éditeur de présentation d’action. Il est semblable à l’éditeur de présentation de page, mais pour les actions. Avec l’éditeur de présentation d’action, vous pouvez personnaliser les champs que les utilisateurs doivent renseigner pour effectuer l’action.

Just like the page layout editor, the upper part of the action layout editor contains a palette, and below it is the action layout. The palette contains fields from the action’s target object that you can add to the action layout. /Comme l’éditeur de présentation de page, la partie supérieure de l’éditeur de présentation d’action comprend une palette, au-dessus de la présentation d’action. La palette contient les champs de l’objet cible de l’action que vous pouvez ajouter à la présentation d’action.

Each field on this action layout has a red asterisk, indicating that it’s a required field. Required fields are added to an action layout by default when you create the action. If you remove a required field from an action layout, then users can’t successfully complete the action. In this case, that means that users wouldn’t be able to create the energy audit record. /Chaque champ de cette présentation d’action a un astérisque rouge, qui indique que le champ est obligatoire. Les champs obligatoires sont ajoutés par défaut à une présentation d’action lorsque vous créez l’action. Si vous retirez un champ obligatoire d’une présentation d’action, les utilisateurs ne peuvent pas exécuter l’action avec succès. Dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent pas créer d’enregistrement d’audit énergétique.

Audit Notes and Type of Installation are fields that could be populated after the audit record is created. So let’s leave this as-is and move on to the next step: making the action available to users. /Les champs Notes d’audit et Type d’installation peuvent être renseignés après la création de l’enregistrement d’audit. Par conséquent, laissez-les inchangés et passez à l’étape suivante : rendre l’action accessible aux utilisateurs.

Add an Object-Specific Action to a Page Layout /Ajout d’une action spécifique à un objet à une présentation de page

To make the New Energy Audit action available to users from an account record, Maria must add the action to the Account page layout. /Pour rendre l’action Nouvel audit énergétique accessible aux utilisateurs à partir d’un enregistrement de compte, Maria doit ajouter l’action à la présentation de page Compte.

1. Click Page Layouts. /Cliquez sur Présentations de page.
2. Click Account Layout. /Cliquez sur Présentation de compte.
   There are two actions sections on a page layout. The Quick Actions in the Salesforce Classic Publisher section controls which actions appear on record pages in the Salesforce Classic UI. The Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section controls which actions appear on record pages in both Lightning Experience and in the Salesforce mobile app. /Une présentation de page contient deux sections d’actions. La section Actions rapides de l’éditeur Salesforce Classic contrôle les actions affichées dans les pages d’enregistrement de l’interface utilisateur de Salesforce Classic. La section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience contrôle les actions affichées dans les pages d’enregistrement de Lightning Experience et de l’application mobile Salesforce. If you don’t customize the action sections of a page layout, then the actions you see in the Salesforce app and Lightning Experience come from a set of default actions defined by Salesforce. /Si vous ne personnalisez pas la section des actions d’une présentation de page, les actions affichées dans l’application Salesforce et dans Lightning Experience correspondent à un ensemble d’actions par défaut défini par Salesforce.
3. In the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section, click  to override the defaults.
   The actions you see when you override the defaults are a combination of the default actions for the object, plus any custom and standard buttons on the page layout. When the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section isn’t customized, the Lightning page for the object takes the custom and standard buttons from their respective button sections on the layout to display on the page. /Dans la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience, cliquez sur pour remplacer les actions par défaut. Lorsque vous remplacez les actions par défaut, les actions affichées combinent les actions par défaut de l’objet, plus tous les boutons personnalisés et standard de la présentation de page. However, once you override the defaults, any standard and custom buttons you want to appear on your Lightning page must be included in the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section as actions./Lorsque la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience n’est pas personnalisée, la page Lightning de l’objet reçoit les boutons personnalisés et standard des sections de bouton respectives de la présentation à afficher dans la page. Cependant, une fois les actions par défaut remplacées, tous les boutons standard et personnalisés que vous souhaitez afficher dans votre page Lightning doivent être inclus en tant qu’actions dans la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.
4. Select Mobile & Lightning Actions in the palette and then drag the New Energy Audit action to the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section./Dans la palette, sélectionnez Actions Mobile et Lightning, puis faites glisser l’action Nouvel audit énergétique vers la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.You can adjust the order of the actions by dragging them around./Vous pouvez réorganiser les actions en les faisant glisser.
5. Let’s do a bit of cleanup. Drag these actions off the layout and back to the palette. /Faisons un peu de ménage. Faites glisser ces actions hors de la présentation, puis vers la palette.
   • Thanks /Merci
   • Question /Question
   • Sharing/Partage
   • Change Record Type /Modifier le type d’enregistrement
   • Get Contacts /Obtenir des contacts
   • Send Text /Envoyer un SMS
6. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer. 

Excellent! Now Maria’s users can easily create an energy audit record that’s automatically associated with an account. Her users will see the new action on the page-level action menu. Let’s take a look./Excellent ! Désormais, les utilisateurs de Maria peuvent aisément créer un enregistrement d’audit énergétique qui est automatiquement associé à un compte. Ses utilisateurs affichent la nouvelle action dans le menu d’actions de la page. Examinons-la de plus près.

The actions in the action menu are shown in the order that they’re listed on the page layout. For example, this page layout with the New Energy Audit action …/Les actions du menu sont affichées selon l’ordre défini dans la présentation de page. Par exemple, cette présentation de page avec l’action Nouvel Audit énergétique…Looks like this on the account record …/se présente comme suit dansl’enregistrement du compte…

Note/REMARQUE

Although they’re actions, Email, Log a Call, New Event, and New Task don’t show up here. Because they’re associated with activities, they appear under the Activity tab. Standard Chatter actions like Post and Poll show up under the Chatter tab. /Bien qu’elles correspondent à des actions, Envoyer un e-mail, Consigner un appel, Nouvel événement et Nouvelle tâche ne sont pas affichées ici. Puisqu’elles sont associées à des activités, elles sont affichées sous l’onglet Activité. Les actions Chatter standard telles que Publication et Sondage sont affichées sous l’onglet Chatter.

Create a Global Action /Création d’une action globale

The Sales team has asked Maria to create an action that lets users create a campaign no matter where they are in Salesforce. A global action is an ideal way to do this, because the global actions menu appears at the top of every page./L’équipe commerciale a demandé à Maria de créer une action permettant aux utilisateurs de créer des campagnes où qu’ils soient dans Salesforce. Une action globale est la solution idéale, car le menu d’actions globales est affiché en haut de chaque page.

Creating a global action looks a lot like creating an object-specific action except you start on a different page in Setup. /La création d’une action globale ressemble à la création d’une action spécifique à un objet, à la différence que nous commençons sur une autre page dans Configuration.

1. From Setup, click the Home tab. /Dans Configuration, cliquez sur l’onglet Accueil.
2. Enter Global Actions in the Quick Find box and click Global Actions. /Saisissez Actions globales dans la zone Recherche rapide, puis cliquez sur Actions globales.
3. Click New Action. /Cliquez sur Nouvelle action.
4. Select Create a Record for the action type. /Sélectionnez le type d’action Créer un enregistrement.
5. Select Campaign for the target object. /Sélectionnez l’objet cible Campagne.
6. Enter New Campaign as the label for the action. /Saisissez l’étiquette Nouvelle campagne pour l’action
7. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.
8. On the action layout, remove the Parent Campaign field and add the Expected Revenue in Campaign and Campaign Owner fields. /Dans la présentation d’action, retirez le champ Campagne parente et ajoutez Chiffre d’affaires attendu dans les champs Campagne et Propriétaire de la campagne.
9. Click Save. /Cliquez sur Enregistrer.

Add a Global Action to the Global Actions Menu /Ajout d’une action globale au menu d’actions globales

As we mentioned earlier in the unit, global actions live on a special layout of their own, known as the global publisher layout. The global publisher layout populates the global actions menu./Comme nous l’avons évoqué plus haut dans cette unité, les actions globales résident dans une présentation spéciale appelée présentation d’éditeur globale. La présentation d’éditeur globale remplit le menu d’actions globales.

Adding an action to the global actions menu is a lot like adding an action to a record page. You simply drag an action from the palette onto the global publisher layout. /L’ajout d’une action au menu d’actions globales ressemble à l’ajout d’une action à une page d’enregistrement. Il suffit de faire glisser une action depuis la palette vers la présentation d’éditeur globale.

1. You’re already in the right place in Setup, so click Publisher Layouts. /Vous êtes déjà dans la configuration. Par conséquent, cliquez sur Présentations d’éditeur.
2. Click Edit next to Global Layout. /Cliquez sur Modifier en regard de Présentation globale.
3. If the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section isn’t customized, click  to override it. /Si la section Actions de Salesforce Mobile et de Lightning Experience n’est pas personnalisée, cliquez sur pour la remplacer.
4. Click the Mobile & Lightning Actions category in the palette. /Cliquez sur la catégorie Actions Mobile et Lightning dans la palette.
5. Drag New Campaign from the palette into the Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions section and save the layout. /Faites glisser l’élément Nouvelle campagne de la palette vers la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience, puis enregistrez la présentation.
6. Refresh the browser, then click  to check out the global actions menu. /Actualisez le navigateur, puis cliquez sur pour vérifier le menu d’actions globales.

There’s the New Campaign action. Nice work! Now anyone at Ursa Major Solar can create a new campaign. /Il inclut une action Nouvelle campagne. Vous avez bien travaillé ! Désormais, tout le monde chez Ursa Major Solar peut créer une campagne.

Resources /Ressources

• Quick Actions
• Action Types
• Actions in Lightning Experience
• How Actions Are Ordered in Lightning Experience