Configure Quote Templates and Track Contracts /Configuration de modèles de devis et suivi des contrats

Learning Objectives /Objectifs de formation

After completing this unit, you’ll be able to: /Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Explain how quote templates help sales reps efficiently prepare quotes for customers. /Expliquer en quoi les modèles de devis aident les commerciaux à préparer efficacement des devis pour les clients
  • Set up quote templates. /Configurer des modèles de devis
  • Create contracts. /Créer des contrats

Quotes Basics /Concepts de base des devis

As your sales reps work their deals, they prepare quotes for customers. Quotes show your customers the prices of the products and services your company offers. /Les commerciaux ont besoin de préparer des devis pour les clients. Ces devis indiquent aux clients les prix des produits et des services proposés par votre entreprise.

Your reps have the flexibility to create a set of quotes that show different combinations of products, discounts, and quantities. That way, your customers can compare prices. /Les commerciaux ont la possibilité de créer plusieurs devis qui proposent différentes combinaisons de produits, de remises et de quantités. Les clients peuvent ainsi comparer les prix.

First things first, though. Our Salesforce admin, Maria, enables Quotes. Here’s how. /Cependant, avant tout chose, Maria, administratrice Salesforce, doit activer les devis. Procédez comme suit :

Enable Quotes /Activation des devis

  1. From Setup, Maria enters Quote in the Quick Find box, then selects Quotes Settings. /Dans Configuration, Maria saisit Devis dans le champ Recherche rapide, puis sélectionne Paramètres des devis.
  2. She then selects Enable. /Elle sélectionne ensuite Activer.Enable Quotes from Setup
  3. Maria selects the page layout on which she wants the Quotes related list to appear, and then saves her work. /Maria sélectionne la présentation de page sur laquelle elle souhaite que la liste associée Devis apparaisse, puis enregistre son travail.Select Page Layouts on Which You Want Quotes Appear

Our sales rep, Lance, continues to work an opportunity. He set the opportunity’s stage to Proposal/Price Quote. So now he’s ready to get a quote to his customer at Dickenson PLC. Let’s look at how he prepares the quote. /Notre commercial, Lance, travaille sur une opportunité. Il définit l’étape de cette opportunité sur Proposition/Devis. Il est maintenant prêt à fournir un devis à son client chez Dickenson PLC. Observons comment il prépare le devis.

Create a Quote /Création d’un devis

Lance is at the proposal stage in his opportunity, from which he creates his quote. /L’opportunité de Lance se trouve à l’étape de proposition, à partir de laquelle il crée son devis.

  1. From the opportunity, he starts a new quote. /Dans l’opportunité, il crée un nouveau devis.Create a Quote from the Quotes Related List
  2. He enters specifics for the quote. /Il entre les détails du devis.New Quote Details
  3. Lance saves his work, and then the new quote appears. /Lance enregistre son travail, puis le nouveau devis apparaît.New Quote Appears in Quotes Related ListAt this point, he selects the quote, and he sees that the product from the opportunity appears as a line item. Lance can add other products as line items if he wants to. /À ce stade, il sélectionne le devis et constate que le produit de l’opportunité apparaît en tant qu’élément de ligne. S’il le souhaite, Lance peut ajouter d’autres produits en tant qu’éléments de ligne.Product Appears as a Quote Line ItemHe’s done for now, but he can later choose to add more line items to the quote. /Il en a terminé pour le moment, mais il peut décider ultérieurement d’ajouter d’autres éléments de ligne au devis.
  4. Lance plans to send multiple quotes to his customer. After he and his customer agree on a specific quote, Lance is ready to sync the quote. When he syncs the quote, its line items appear as the opportunity’s products. That way, Lance isn’t at risk of having discrepancies between the line items in his quote and the products in his opportunity. /Lance prévoit d’envoyer plusieurs devis à son client. Une fois qu’il s’est mis d’accord sur un devis avec son client, Lance peut synchroniser le devis. Lorsqu’il synchronise le devis, les éléments de ligne apparaissent en tant que produits de l’opportunité. Ainsi, Lance sait que les éléments de ligne de son devis correspondent bien aux produits proposés.Sync Quote Line Items with Products on Opportunities

Prepare Quotes for Delivery to Customers /Préparation de devis à remettre aux clients

You learned how sales reps create quotes. Now it’s time to see what happens with those quotes afterward. It involves you, so read on! /Vous avez découvert comment les commerciaux créaient des devis. Il est maintenant temps de découvrir ce que deviennent ces devis. Vous êtes concerné, alors lisez la suite.

Your sales reps generate PDF files for the quotes they send to their customers. Salesforce includes a standard template, but sometimes your reps want to generate quote PDF files with different details. /Les commerciaux génèrent les devis au format PDF pour les envoyer à leurs clients. Salesforce propose un modèle standard, mais les commerciaux souhaitent parfois modifier les éléments des fichiers PDF des devis.

Take, for example, the reps at Ursa Major. They want to exclude the Tax field when they provide quotes to customers for service plans. So their admin, Maria, creates a template for them. Here’s how. /Prenons, par exemple, les commerciaux d’Ursa Major. Ils souhaitent exclure le champ Taxe des devis qu’ils envoient aux clients pour des programmes de maintenance. Maria, l’administratrice, leur crée donc un modèle. Procédez comme suit :

Create a Quote Template /Création d’un modèle de devis

  1. From Setup, Maria enters Templates in the Quick Find box, then selects Quote Templates. /Dans Configuration, Maria saisit Modèles dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Modèles de devisAccess Quote Templates from Setup
  2. Maria creates a template. Then, she gives it a name and saves it. /Maria crée un modèle. Ensuite, elle lui attribue un nom et l’enregistreName for New Template
  3. Maria then scrolls to the Totals section and removes the Tax field. /Maria fait ensuite défiler la page jusqu’à la section Totaux et supprime le champ Taxe.
  4. Then she saves her work. Maria’s ready to release the template to her reps, so she activates it. /Ensuite, elle enregistre son travail. Maria est prête à transmettre le modèle aux commerciaux, alors elle l’active.Activate Link for Quote Template

How Sales Reps Generate PDF Output for Quotes /Comment les commerciaux génèrent-ils les devis au format PDF ?

  1. From a quote, Maria’s reps click Create PDF. /À partir d’un devis, les commerciaux de Maria cliquent sur Créer un PDFSelect a Quote Template
  2. Then, her reps select the template of their choice. /Ensuite, ils sélectionnent le modèle de leur choix.
  3. Reps then create the PDF file. And see? No sales tax! /Les commerciaux créent ensuite le fichier PDF. Et vous voyez ? La taxe sur les ventes a disparu.PDF Output Without Sales Tax
  4. Then, reps save the PDF files to their quote records, where they can access the PDF files and send them to their customers. /Enfin, les commerciaux enregistrent les fichiers PDF dans leurs enregistrements de devis, où ils peuvent les récupérer et les envoyer à leurs clients.Quote PDF File Accessable from Quote Record

Contracts Basics /Concepts de base des contrats

When a customer decides which products or services to buy, your rep delivers a contract that documents the prices and terms both parties agree to. Lots of companies use contracts to set the terms for doing business with other companies. /Lorsqu’un client choisit les produits ou services qu’il souhaite acheter, le commercial lui fournit un contrat qui récapitule les prix et les conditions convenus. De nombreuses entreprises ont recours à des contrats pour définir les conditions de leurs relations commerciales avec d’autres entreprises.

Salesforce helps your reps create, track, and manage the contracts they deliver for their accounts and opportunities. Reps track contracts through your company’s approval process. And they can use workflow alerts to remind them about contract renewals. /Salesforce aide les commerciaux à créer, suivre et gérer les contrats qu’ils proposent à leurs comptes et dans le cadre de leurs opportunités. Les commerciaux assurent le suivi des contrats tout au long du processus d’approbation de votre entreprise. Ils peuvent également utiliser les alertes de workflow pour leur rappeler les dates de renouvellement des contrats.

Set Up Contracts to Appear on Opportunity Details /Configuration des contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails de l’opportunité

Maria’s sales reps want to see contracts on their opportunities. So she uses field-level security and field accessibility—not page layouts—to include a contract on opportunity details. /Les commerciaux de Maria souhaitent que les contrats apparaissent sur leurs opportunités. Elle utilise donc les options de sécurité au niveau du champ et d’accessibilité du champ (et non les présentations de page) pour inclure un contrat dans les détails d’une opportunité.

  1. From Setup, Maria clicks Object Manager at the top of the page. She selects the Opportunity object, and clicks Contract in the fields area. Then, she clicks Set Field-Level Security. /Dans Configuration, Maria clique sur Gestionnaire d’objet en haut de la page. Elle sélectionne l’objet Opportunité et clique sur Contrat dans la zone des champs. Ensuite, elle clique sur Définir la sécurité au niveau du champ.Set Field-Level Security to See Contracts from Opportunities
  2. She selects Visible for each profile that she wants the Contracts related list to appear on, and then saves her changes. /Elle sélectionne Visible pour chaque profil sur lequel la liste associée Contrats doit apparaître, puis elle enregistre ses modifications.Set Feild-Level Security to add Contracts to Opportunity Details
  3. Maria clicks View Field Accessibility. /Maria clique sur Afficher l’accessibilité du champ.
  4. For one of the profiles that Maria wants contracts available, she clicks Hidden. /Maria choisit un des profils pour lesquels elle veut que les contrats apparaissent et clique sur MasquéCustomize Field Access on Opportunities
  5. Maria selects Visible under Page Layout. /Maria sélectionne Visible sous Présentation de pageField Access Set to Visible
  6. Then she saves her changes. Profiles are now marked Editable. /Ensuite, elle enregistre ses modifications. Les profils sont maintenant modifiables et marqués comme tels.Profiles marked editable.
  7. To verify that her changes took effect, Maria creates an opportunity and adds a contract to it. /Pour vérifier que ses modifications sont prises en compte, Maria crée une opportunité et y ajoute un contrat.Add Contract to New OpportunityAfter she saves the new opportunity, she sees the contract related to it in opportunity details. /Une fois la nouvelle opportunité enregistrée, le contrat associé apparaît dans les détails de l’opportunité.Related contracts in the Details tab.

How Sales Reps Create Contracts and Relate Them to Opportunities /Comment les commerciaux créent-ils des contrats et les associent-ils aux opportunités ?

Now that Maria set up contracts to appear in opportunity details, let’s see how her sales rep, Lance, creates contracts and relates them to his opportunities. /Maintenant que Maria a configuré les contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails des opportunités, voyons comment le commercial, Lance, crée des contrats et les associe à ses opportunités.

Create a Contract /Créer un contrat

  1. From the App Launcher, Lance searches for Contracts, and selects it from the Items list. /Dans le lanceur d’application, Lance recherche les contrats et les sélectionne dans la liste des éléments.Contracts from the App Launcher
  2. Then, he clicks New. /Ensuite, il clique sur Nouveau.Click New
  3. Lance enters details specific to this contract. Then, he saves his work. /Lance saisit les détails spécifiques de ce contrat. Il enregistre ensuite son travail.New Contract DetailsLance sees the new contract. /Lance voit apparaître le nouveau contrat.New Contract AppearsAnd it automatically appears on the Contracts related list on the Dickenson PLC account. /Le contrat apparaît également automatiquement dans la liste associée Contrats du compte Dickenson PLC.New Contract Appears on the Account

Relate a Contract to an Opportunity /Associer un contrat à une opportunité

  1. Lance opens an opportunity for Dickenson PLC that he wants to relate to a contract. /Lance ouvre une opportunité pour Dickenson PLC à laquelle il souhaite associer un contrat.
  2. He clicks Details. /Il clique sur Détails.Opportunity Details
  3. Then, Lance selects a contract from a list that’s specific to the Dickenson PLC account. /Ensuite, Lance sélectionne un contrat dans une liste spécifique du compte Dickenson PLC.
  4. He saves his work, and sees the contract related to his opportunity. /Il enregistre son travail et constate que le contrat est lié à son opportunité.Contact Appears on Opportunity

Maria got her sales reps on track to selling products from a price book she created. Remember how those prices were lower than the standard list values? /Maria a permis à ses commerciaux de vendre des produits figurant sur un catalogue de prix qu’elle a créé. Vous souvenez-vous que ces prix étaient inférieurs aux valeurs de la liste standard ?

Then, Maria enabled Quotes, so that her reps can provide quotes to their customers. After her reps and their customers agree on specific quotes, her reps can then sync the quote line items with the opportunity’s products. /Ensuite, Maria a activé Devis afin que les commerciaux puissent fournir des devis à leurs clients. Une fois que les commerciaux se sont mis d’accord avec leurs clients sur un devis spécifique, ils peuvent synchroniser les éléments de ligne du devis avec les produits de l’opportunité.

And finally, she set up contracts to appear on opportunity details—handy for letting reps quickly access contracts related to their opportunities. /Enfin, elle a configuré les contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails des opportunités et pour que ses commerciaux puissent y accéder rapidement.

Resources /Ressources

Use these resources to learn more about quotes, quote templates, and contracts. /Utilisez ces ressources pour en savoir plus sur les devis, les modèles de devis et les contrats.

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